7 Hervorragende Ansätze zur Skalierung von RPA auf das nächste Level

Robotic Process Automation ist im Kommen, und Unternehmer fragen nicht mehr “Was ist RPA und wie kann ich seine Vorteile nutzen? ” sondern überlegen “RPA funktioniert für mich großartig, was sind die nächsten Schritte, die ich unternehmen muss, um drastisch skalieren zu können?“. Bei Roboyo konzentrieren wir uns darauf, für jeden Kunden die beste Lösung zu liefern, die auf seine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wir haben verschiedene Softwarelösungen implementiert und gleichzeitig neue Wege gefunden, Technologien zu kombinieren, um die Fähigkeiten von RPA zu verbessern. Darüber hinaus haben wir herausgefunden, welche Aspekte für eine reibungslose und schnelle Implementierung von Automatisierungen zu berücksichtigen sind. Bei Roboyo erforschen wir ständig neue Strategien und Technologien, um die RPA-Reise jedes Kunden zu optimieren. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf 7 Aspekte werfen, die wir in den letzten Jahren herausgefiltert haben, wie wir RPA auf die nächste Stufe bringen können:

I. Alle Beteiligten mit einbinden

get involved

Zunächst einmal ist RPA ein Teamsport. Eine reibungslose und effiziente Implementierung beginnt mit einem gut informierten und kommunizierenden Team, das aus folgenden Personen bestehen sollte:

  • IT-Abteilung
    • Die IT-Abteilung muss alle notwendigen Systeme, Zugriffsrechte bereitstellen und prüfen, welche Einschränkungen (basierend auf der IT-Landschaft) berücksichtigt werden müssen.
  • RPA-Entwickler
    • Die endgültige Implementierung erfolgt durch RPA-Entwickler. Sie benötigen ein gut geschriebenes PDD (Process Definition Document), um einen Roboter nach den Bedürfnissen des Unternehmens entwickeln zu können.
  • Projektleiter
    • Es ist immer wichtig, sich an den Automatisierungsplan zu halten und die Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten zwischen allen am Automatisierungsprozess Beteiligten zu koordinieren.
  • Business Analyst
    • Der Business Analyst schreibt das PDD zusammen mit dem SME. Zuvor muss analysiert werden, welche Prozesse für eine Automatisierung mit RPA geeignet sind und welche Änderungen in einem Prozess vorgenommen werden müssen (z.B. Eingabeformat). Je mehr Aufwand Sie in die Erstellung eines präzisen PDD investieren, desto schneller und besser wird die endgültige Umsetzung sein – überstürzen Sie nichts, auch wenn es manchmal unnötig erscheint.
  • SME (Subject Matter Expert)
    • Es gibt immer Ausnahmen zu jedem Prozess. Der SME stellt sicher, dass alle bekannten Ausnahmen im PDD beschrieben sind und somit bei der Automatisierung berücksichtigt werden können.
  • Prozessverantwortlicher
    • Häufig ist der Prozessverantwortliche derjenige, der einen Use Case für RPA initiiert. Es ist wichtig, dass alle Prozessverantwortlichen (und SMEs) nach Automatisierungsmöglichkeiten Ausschau halten und diese dem CoE (oder einem Business Analysten) mitteilen, damit sie prüfen können, ob eine Automatisierung sinnvoll ist.

II. Bilden eines Center of Excellence (CoE)

center of excellence

Die Investition in einen CoE ist wirklich die Mühe wert. Er ist ein Ort für neue Ideen, für die Prozesspipeline und für das Sammeln von Erfahrungen sowie eine Ansammlung von wiederverwendbaren RPA-Komponenten, um die RPA-Reise durch die gesamte Organisation zu beschleunigen. Wie UiPath es auf seiner Website veröffentlicht: “Unabhängig von ihrer Aufgabe besteht die wesentliche Aufgabe eines Roboters darin, die Unternehmensvision zu verwirklichen. In unserem Automatisierungsansatz betrachten wir RPA als eine langfristige Fähigkeit, die es Unternehmen ermöglichen soll, sich strategisch zu entwickeln und den Unternehmenswert zu steigern. Ein Center of Excellence (CoE) ist im Wesentlichen der Weg, RPA tief und effektiv in das Unternehmen einzubetten und angesammeltes Wissen und Ressourcen über zukünftige Einsätze hinweg umzuverteilen.”

Die Umverteilung von Wissen ist der Schlüssel in der sich ständig weiter entwickelnden, schnell wachsenden RPA-Welt. In Anbetracht dessen werden wir zum nächsten Aspekt übergehen:

III. Nutzung von wiederverwendbaren Komponenten

Mit jeder Implementierung erstellt jeder Entwickler neue Workflows und findet einfachere oder stabilere Wege zur Automatisierung einer bestimmten Teilaufgabe (z.B. Login in eine Plattform, Dateiübertragung zwischen mehreren Anwendungen etc.). Nutzen Sie diese Erkenntnisse und teilen Sie sie mit Ihren Kollegen! Auf diese Weise kann das Entwicklungsteam Zeit sparen und seine Automatisierungen verbessern. Die Lernkurve wird zusammen mit der RPA-Implementierung im gesamten Unternehmen exponentiell wachsen. Denken Sie daran, einen komplexen Prozess immer in viele kleine, überschaubare Komponenten zu zerlegen. Diese Komponenten können in einer gemeinsamen Ordner gespeichert und in einem anderen Workflow aufgerufen werden. Seit Oktober 2018 haben Entwickler, die UiPath nutzen, die Möglichkeit, mit “UiPath Go!” sogar von der Arbeit von Entwicklern anderer Unternehmen zu profitieren. Es ist ein Marktplatz wie ein “App Store” für Plug&Play-Automatisierungskits. Registrieren Sie sich einfach und suchen Sie nach einer Komponente, die Ihr Problem löst.

IV. Pflege einer Pipeline von zu automatisierenden Prozessen

keep improving

Jeder hasst die folgende Situation: Nach wochenlangem Experimentieren und dem Kampf mit einem Problem sind der anfängliche Schub und die Motivation im Team weg. Selbst wenn Sie eine großartige Lösung erstellt haben, wird die Dynamik des Projekts verlangsamt sein. Vermeiden Sie dies, indem Sie die Pipeline der zu automatisierenden Prozesse immer mit Projekten für die Zukunft füllen und realistische Zeitpläne kommunizieren. Wenn Sie dies richtig machen, werden Sie regelmäßig von Kollegen mit neuen Projektvorschlägen angesprochen. Dieser Effekt erleichtert das Änderungsmanagement im gesamten Unternehmen und hilft bei der Skalierung von RPA, ohne zu viel Aufwand für die Überzeugung der Stakeholder zu betreiben.

V. Schreiben von sauberem Code und Halten an Best Practices

best practices

Das Schreiben von sauberem Code braucht mehr Zeit und ist oft ärgerlich, wenn man Dinge schnell erledigen will. Diese Mehrarbeit wird sich jedoch langfristig auszahlen. Denken Sie daran: Automatisierte Prozesse sind langfristig angelegt und werden in der Regel tausendfach ausgeführt. Prozesse können bis zu tausend Schritte haben und Sie könnten leicht das Verständnis dafür verlieren, was Ihr Roboter macht. Sie sollten Best Practices implementieren, die von Entwicklern eingehalten werden können. (Wenn Sie kein Entwickler sind, können Sie daraus lernen: Stressen Sie nicht Ihr Entwicklungsteam. Lasst sie ihre Arbeit tun und lasst sie es richtig machen. Sie wissen, was sie tun und es wird sich lohnen).

VI. Kombination von Technologien

combine technologies

Hier geschieht die Magie. RPA allein hängt von strukturiertem Input, menschlicher Hilfe bei der Entscheidungsfindung ab und ist in seinen eigenen Fähigkeiten eingeschränkt. Das Hinzufügen der richtigen Werkzeuge kann den Zweck erfüllen und sehr effektiv sein. Wenn Sie beispielsweise ABBY, ein fortschrittliches OCR-Tool, verwenden, kann die erforderliche Eingabe viel variabler sein. Durch die Integration von ABBY in Ihre Automatisierung kann der Roboter geschriebene Daten leicht lesen und “verstehen”. Mit Natural Language Processing (NLP) kann auch die Spracheingabe verarbeitet werden. Betrachten Sie es so als würden Sie Amazon’s Alexa verwenden. Ein Kundenanruf könnte automatisch einen Roboter starten, der alle notwendigen Daten verarbeitet. Dann sendet dieser eine E-Mail an den Kunden mit den benötigten Dokumenten im Anhang. Wir haben sogar ein eigenes Tool entwickelt, um unsere Implementierungen zu beschleunigen und zu verbessern. “Petze” überprüft ein UiPath-Projekt automatisch auf Best Practices. Unsere Entwickler schätzen diese Funktion, da sie Fehler frühzeitig verhindert.

VII. Bereitstellung eines geeigneten RPA-Trainings

training

Königin Elisabeth II. sagte einmal:

Es hat alles mit dem Training zu tun: Man kann viel tun, wenn man richtig trainiert ist.

Helfen Sie Ihrem RPA-Team, sein Bestes zu geben, indem Sie das Training anbieten, das es benötigt. Es gibt Online-(Video-)Kurse für UiPath und maßgeschneiderte Präsenzschulungen für jeden der in I. genannten Interessengruppen. Wir bieten Präsenzschulungen in unseren Büros oder vor Ort bei Kunden an. Erfahren Sie hier mehr über unser Trainingsangebot.

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Tags: Abby, CoE, Training