Alles was man vor dem Aufbau eines erfolgreichen CoE wissen muss (1/2)

In einem unserer Blogs haben wir über die Notwendigkeit eines CoE (Center of Excellence) und die damit erforderlichen Kompetenzen gesprochen. Nachdem sich ein Unternehmen für ein eigenes CoE entschieden hat, ist es wichtig, sich über die obligatorischen Schritte für eine erfolgreiche Integration (unter Berücksichtigung der zugewiesenen Ressourcen und des organisatorischen Rahmens) Gedanken zu machen. Um Ihnen zu helfen, Ihre RPA-Reise voranzutreiben, sind wir in dieser Blogserie einen Schritt zurück gegangen und haben uns gefragt: Wie können wir einen CoE erfolgreich aufbauen? Dieser Blogbeitrag (welcher in zwei Teile gegliedert ist) wird tiefer in das Thema eintauchen, indem Ratschläge gegeben werden, was denn nun aus geschäftlicher Sicht zu tun ist unter gleichzeitiger Berücksichtigung organisatorischer und technischer Aspekte.

Alles beginnt damit, die Ziele, den Nutzen und die Auswirkungen eines CoE auf die Organisationsstruktur und das Teambuilding zu analysieren und zu schaffen.

Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen

Das CoE muss über eine Vision und eine langfristige RPA-Strategie verfügen. Aus diesem Grund müssen die technologischen Veränderungen berücksichtigt werden, die in Zukunft auftreten können. Das bedeutet, sich nicht nur auf RPA zu konzentrieren, sondern auch auf das Betriebsmodell zu setzen. Versuchen Sie nicht, es selbst zu tun, denn Sie brauchen Unterstützung und Abstimmung mit anderen Abteilungen für die Verwaltung der digitalen Mitarbeiter.

Bevor die Harmonisierung erfolgt, sollte man natürlich RPA-Ziele klar definieren und feste Deadlines setzen. Entscheidend ist, dass die einzelnen Automatisierungsziele den Zielen des RPA CoE untergeordnet sind und diese wiederum an den Unternehmenszielen gekoppelt sind. Hierfür kann ein Bottom-up-Ansatz herhalten, wo die Teilziele zuerst auf unterster Ebene definiert werden und anschließend induktiv geprüft wird, ob diese mit den obersten Zielen kompatibel sind. Bei diesem Ansatz ist das Risiko eines Zielkonflikts höher. Alternativ lässt sich ein Top-down-Ansatz verfolgen, welcher impliziert, dass die übergeordneten Ziele auf granulare Teilziele heruntergebrochen werden. Dies könnte jedoch zu unrealistischer Zielsetzung führen und dieser Ansatz ist nicht sonderlich demokratisch, sodass es Auswirkungen auf die Motivation des RPA-Teams haben könnte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Mischung aus Top-Down und Bottom-Up-Ansatz der beste Weg sein könnte, um die Risiken zu minimieren, die sich aus der Verwendung nur eines Ansatzes ergeben. Dennoch sollten Sie sich am Zielsetzungsansatz Ihrer Organisation orientieren.

Bildung eines funktionsübergreifenden Teams

Ein RPA CoE ist wie ein Joint Venture von Menschen, die aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen und ihr spezifisches Know-how in die RPA-Implementierung einbringen. Die Bildung eines „Expertenteams“ ist unerlässlich, um die RPA-Integration angemessen und unternehmensweit zu kommunizieren, das Know-how der verschiedenen Unternehmensbereiche im CoE zu bündeln und für die Prozessanalyse zu verwerten. Die Bildung eines Expertenteams mag selbstverständlich sein, ist aber für die Umsetzung des RPA von entscheidender Bedeutung und sollte daher hier noch einmal erwähnt werden.

Zu den Aufgaben, die vor der Gründung eines CoE definiert werden müssen, gehört die Formulierung und Umsetzung von Best Practices und Governance-Regeln, die innerhalb des Unternehmens festgelegt werden müssen. Quellen für die Identifizierung von Best Practices können interne Schulungen, Beratung durch Dritte oder aus den gewonnenen praktischen Erkenntnissen sein. Allgemein akzeptierte Best Practices reichen von der Nicht-Hardcodierung von System-Logindaten (zur Minimierung von Sicherheitsrisiken) bis hin zur hohen Modularität von Workflows, um die Wiederverwendbarkeit von Code für ähnliche Prozesse sicherzustellen (zur Beschleunigung zukünftiger RPA-Implementierungen).

Die Planung und Kontrolle der RPA-Implementierung hilft bei der Kosten- und Zeitplanung, dem Risikomanagement und der Harmonisierung von RPA mit übergreifenden Unternehmenszielen. Solche Maßnahmen sind für ein kleines, überschaubares Team nicht notwendig, jedoch dann erforderlich, wenn das Team ständig wächst und eine bestimmte Anzahl von Teammitgliedern überschreitet.

Auch wenn das Team aus fachkundigen Experten besteht, die Best Practices und Governance-Richtlinien formulieren und umsetzen, ist das nicht alles. Der Erfolg eines CoE hängt stark von seiner Organisationsstruktur ab, auf die wir im nächsten Abschnitt eingehen werden.

Auswahl der geeigneten organisatorischen Bedingungen

Zuallererst müssen wir uns fragen, mit welchem Organisationsmodell wir RPA entwickeln wollen. Im Allgemeinen gibt es drei verschiedene Möglichkeiten: divisional, zentral und föderiert.

Ein divisionaler CoE initiiert die RPA-Implementierung in jeder Division oder Abteilung, unabhängig von den anderen Abteilungen. Das bedeutet, dass kostengünstige Automatisierungsprojekte ohne großen Aufwand durchgeführt werden können. Allerdings ist ein abteilungsspezifisches CoE nicht skalierbar, hat eine redundante Hardware-Infrastruktur und fragmentiert RPA-Standards. Wenn sich das Expertenteam auf nur eine Abteilung konzentriert, wird die Formulierung universeller RPA-Standards schwieriger.

Ein zentralisiertes CoE beseitigt dieses Problem, indem er als zentrale Einheit für alle Bereiche fungiert und von dort aus die Umsetzung der RPA steuert. Dadurch wird die Skalierbarkeit und die Kommunikation gewährleistet. Dieser Ansatz wird jedoch nur empfohlen, wenn im Unternehmen bereits CoE-Strukturen vorhanden sind. Andernfalls kann das CoE eine wesentliche Investition für das Unternehmen sein, das sich aus Kostengründen mit begrenzten Ressourcen konfrontiert sieht.

Abhilfe könnte eine Hybridlösung schaffen mit mehreren divisionalen und einer zentralisierten CoE-Einheit(en). Dies ermöglicht eine kostengünstige, skalierbare Automatisierung, die über mehrere Abteilungen hinweg läuft und von einer zentralen Plattform aus gesteuert wird. Dieser Ansatz kann ebenfalls problematisch werden, wenn die Strukturen hierfür nicht bereits gegeben sind.

Die Auswahl einer CoE-Organisationsstruktur ist unerlässlich. Es gibt keine beste Lösung, sondern das Modell, das sich am besten an die Unternehmensstruktur und die Zielsetzung anpasst.

Aufbau eines fokussierten Leistungsmanagements

Die Harmonisierung des RPA CoE mit unternehmensübergreifenden Zielen erfordert die Fähigkeit, den Automatisierungsaufwand und seinen Nutzen angemessen zu quantifizieren. Der wichtigste Indikator dafür ist der erwartete RoI. Die Einführung weiterer KPIs kann Ziele in Bezug auf Kosten, Zeit oder Ressourcen messen.

Auf einer niedrigeren Ebene sollten für jeden Prozess KPIs eingeführt werden, um den Nutzen der Automatisierung zu messen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Feststellung, wie viele Personen (auch FTEs genannt) zunächst am Prozess beteiligt sind. Da die Automatisierung in der Regel zu einer Umverteilung von (Personal-)Ressourcen in höherwertige Aktivitäten führt, ist mit einem Rückgang der benötigten FTE zu rechnen. Allein eine solche Veränderung kann den Erfolg der Automatisierung messen. Weitere Bemessungsgrundlagen sind beispielsweise die Häufigkeit (pro Tag, Woche oder Monat) oder die durchschnittliche Zeit, die für die Durchführung einer Transaktion benötigt wird. Da nun ein Roboter für den Prozess verantwortlich ist, ist es sinnvoll, die Frequenz zu erhöhen oder die Prozessdauer zu minimieren.

Wir hoffen, dass Sie einige der Elemente, die Sie vor der Gründung eines CoE berücksichtigen sollten, erkannt haben. Es gibt noch einige weitere Elemente, die Sie in Betracht ziehen sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über die richtigen Fähigkeiten für ein RPA CoE verfügt. Dazu gehören z.B. Infrastruktur und Anwendung einer sinnvollen Methodologie. Bleiben Sie dran für unseren nächsten Blog, um alles zu erfahren, was Sie wissen müssen, bevor Sie ein erfolgreiches CoE aufbauen.