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Alles was man vor dem Aufbau eines erfolgreichen CoE wissen muss (1/2)

In einem unserer Blogs haben wir über die Notwendigkeit eines CoE (Center of Excellence) und die damit erforderlichen Kompetenzen gesprochen. Nachdem sich ein Unternehmen für ein eigenes CoE entschieden hat, ist es wichtig, sich über die obligatorischen Schritte für eine erfolgreiche Integration (unter Berücksichtigung der zugewiesenen Ressourcen und des organisatorischen Rahmens) Gedanken zu machen. Um Ihnen zu helfen, Ihre RPA-Reise voranzutreiben, sind wir in dieser Blogserie einen Schritt zurück gegangen und haben uns gefragt: Wie können wir einen CoE erfolgreich aufbauen? Dieser Blogbeitrag (welcher in zwei Teile gegliedert ist) wird tiefer in das Thema eintauchen, indem Ratschläge gegeben werden, was denn nun aus geschäftlicher Sicht zu tun ist unter gleichzeitiger Berücksichtigung organisatorischer und technischer Aspekte.

Alles beginnt damit, die Ziele, den Nutzen und die Auswirkungen eines CoE auf die Organisationsstruktur und das Teambuilding zu analysieren und zu schaffen.

Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen

Das CoE muss über eine Vision und eine langfristige RPA-Strategie verfügen. Aus diesem Grund müssen die technologischen Veränderungen berücksichtigt werden, die in Zukunft auftreten können. Das bedeutet, sich nicht nur auf RPA zu konzentrieren, sondern auch auf das Betriebsmodell zu setzen. Versuchen Sie nicht, es selbst zu tun, denn Sie brauchen Unterstützung und Abstimmung mit anderen Abteilungen für die Verwaltung der digitalen Mitarbeiter.

Bevor die Harmonisierung erfolgt, sollte man natürlich RPA-Ziele klar definieren und feste Deadlines setzen. Entscheidend ist, dass die einzelnen Automatisierungsziele den Zielen des RPA CoE untergeordnet sind und diese wiederum an den Unternehmenszielen gekoppelt sind. Hierfür kann ein Bottom-up-Ansatz herhalten, wo die Teilziele zuerst auf unterster Ebene definiert werden und anschließend induktiv geprüft wird, ob diese mit den obersten Zielen kompatibel sind. Bei diesem Ansatz ist das Risiko eines Zielkonflikts höher. Alternativ lässt sich ein Top-down-Ansatz verfolgen, welcher impliziert, dass die übergeordneten Ziele auf granulare Teilziele heruntergebrochen werden. Dies könnte jedoch zu unrealistischer Zielsetzung führen und dieser Ansatz ist nicht sonderlich demokratisch, sodass es Auswirkungen auf die Motivation des RPA-Teams haben könnte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Mischung aus Top-Down und Bottom-Up-Ansatz der beste Weg sein könnte, um die Risiken zu minimieren, die sich aus der Verwendung nur eines Ansatzes ergeben. Dennoch sollten Sie sich am Zielsetzungsansatz Ihrer Organisation orientieren.

Bildung eines funktionsübergreifenden Teams

Ein RPA CoE ist wie ein Joint Venture von Menschen, die aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen und ihr spezifisches Know-how in die RPA-Implementierung einbringen. Die Bildung eines „Expertenteams“ ist unerlässlich, um die RPA-Integration angemessen und unternehmensweit zu kommunizieren, das Know-how der verschiedenen Unternehmensbereiche im CoE zu bündeln und für die Prozessanalyse zu verwerten. Die Bildung eines Expertenteams mag selbstverständlich sein, ist aber für die Umsetzung des RPA von entscheidender Bedeutung und sollte daher hier noch einmal erwähnt werden.

Zu den Aufgaben, die vor der Gründung eines CoE definiert werden müssen, gehört die Formulierung und Umsetzung von Best Practices und Governance-Regeln, die innerhalb des Unternehmens festgelegt werden müssen. Quellen für die Identifizierung von Best Practices können interne Schulungen, Beratung durch Dritte oder aus den gewonnenen praktischen Erkenntnissen sein. Allgemein akzeptierte Best Practices reichen von der Nicht-Hardcodierung von System-Logindaten (zur Minimierung von Sicherheitsrisiken) bis hin zur hohen Modularität von Workflows, um die Wiederverwendbarkeit von Code für ähnliche Prozesse sicherzustellen (zur Beschleunigung zukünftiger RPA-Implementierungen).

Die Planung und Kontrolle der RPA-Implementierung hilft bei der Kosten- und Zeitplanung, dem Risikomanagement und der Harmonisierung von RPA mit übergreifenden Unternehmenszielen. Solche Maßnahmen sind für ein kleines, überschaubares Team nicht notwendig, jedoch dann erforderlich, wenn das Team ständig wächst und eine bestimmte Anzahl von Teammitgliedern überschreitet.

Auch wenn das Team aus fachkundigen Experten besteht, die Best Practices und Governance-Richtlinien formulieren und umsetzen, ist das nicht alles. Der Erfolg eines CoE hängt stark von seiner Organisationsstruktur ab, auf die wir im nächsten Abschnitt eingehen werden.

Auswahl der geeigneten organisatorischen Bedingungen

Zuallererst müssen wir uns fragen, mit welchem Organisationsmodell wir RPA entwickeln wollen. Im Allgemeinen gibt es drei verschiedene Möglichkeiten: divisional, zentral und föderiert.

Ein divisionaler CoE initiiert die RPA-Implementierung in jeder Division oder Abteilung, unabhängig von den anderen Abteilungen. Das bedeutet, dass kostengünstige Automatisierungsprojekte ohne großen Aufwand durchgeführt werden können. Allerdings ist ein abteilungsspezifisches CoE nicht skalierbar, hat eine redundante Hardware-Infrastruktur und fragmentiert RPA-Standards. Wenn sich das Expertenteam auf nur eine Abteilung konzentriert, wird die Formulierung universeller RPA-Standards schwieriger.

Ein zentralisiertes CoE beseitigt dieses Problem, indem er als zentrale Einheit für alle Bereiche fungiert und von dort aus die Umsetzung der RPA steuert. Dadurch wird die Skalierbarkeit und die Kommunikation gewährleistet. Dieser Ansatz wird jedoch nur empfohlen, wenn im Unternehmen bereits CoE-Strukturen vorhanden sind. Andernfalls kann das CoE eine wesentliche Investition für das Unternehmen sein, das sich aus Kostengründen mit begrenzten Ressourcen konfrontiert sieht.

Abhilfe könnte eine Hybridlösung schaffen mit mehreren divisionalen und einer zentralisierten CoE-Einheit(en). Dies ermöglicht eine kostengünstige, skalierbare Automatisierung, die über mehrere Abteilungen hinweg läuft und von einer zentralen Plattform aus gesteuert wird. Dieser Ansatz kann ebenfalls problematisch werden, wenn die Strukturen hierfür nicht bereits gegeben sind.

Die Auswahl einer CoE-Organisationsstruktur ist unerlässlich. Es gibt keine beste Lösung, sondern das Modell, das sich am besten an die Unternehmensstruktur und die Zielsetzung anpasst.

Aufbau eines fokussierten Leistungsmanagements

Die Harmonisierung des RPA CoE mit unternehmensübergreifenden Zielen erfordert die Fähigkeit, den Automatisierungsaufwand und seinen Nutzen angemessen zu quantifizieren. Der wichtigste Indikator dafür ist der erwartete RoI. Die Einführung weiterer KPIs kann Ziele in Bezug auf Kosten, Zeit oder Ressourcen messen.

Auf einer niedrigeren Ebene sollten für jeden Prozess KPIs eingeführt werden, um den Nutzen der Automatisierung zu messen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Feststellung, wie viele Personen (auch FTEs genannt) zunächst am Prozess beteiligt sind. Da die Automatisierung in der Regel zu einer Umverteilung von (Personal-)Ressourcen in höherwertige Aktivitäten führt, ist mit einem Rückgang der benötigten FTE zu rechnen. Allein eine solche Veränderung kann den Erfolg der Automatisierung messen. Weitere Bemessungsgrundlagen sind beispielsweise die Häufigkeit (pro Tag, Woche oder Monat) oder die durchschnittliche Zeit, die für die Durchführung einer Transaktion benötigt wird. Da nun ein Roboter für den Prozess verantwortlich ist, ist es sinnvoll, die Frequenz zu erhöhen oder die Prozessdauer zu minimieren.

Wir hoffen, dass Sie einige der Elemente, die Sie vor der Gründung eines CoE berücksichtigen sollten, erkannt haben. Es gibt noch einige weitere Elemente, die Sie in Betracht ziehen sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über die richtigen Fähigkeiten für ein RPA CoE verfügt. Dazu gehören z.B. Infrastruktur und Anwendung einer sinnvollen Methodologie. Bleiben Sie dran für unseren nächsten Blog, um alles zu erfahren, was Sie wissen müssen, bevor Sie ein erfolgreiches CoE aufbauen.

 

Tags: Zentrum der Hervorhebung
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Advanced Developer Training

Das Advanced Developer Training bringt mehr Übungen ein und erstellt realistische Szenarien, welche die Entwickler in ähnlicher Weise wie eine reale Implementierung herausfordern.

Dieser Kurs richtet sich an erfahrene RPA-Entwickler mit Verständnis für Orchestrator, und nach Abschluss dieses Moduls werden die Teilnehmer ein Beispielprojekt unter der Aufsicht eines unserer zertifizierten Senior RPA-Experten vollständig automatisiert haben.

Module & Themen:

  • Datentypen
  • Excel
  • Selektoren
  • Citrix
  • E-Mail
  • Ausnahmebehandlung
  • UiPath Unternehmensframework
  • Wartung, Support und Debugging von RPA-Lösungen
  • Dashboards zur Leistungsüberwachung
  • DSD-Dokumentation
  • MTP-Checklisten
  • Codeüberprüfung
  • Praktische Übungen

Anforderungen:

UiPath Foundation Developer Training

Advanced Developer Training

The Advanced Developer Training brings in more exercises and builds realistic scenarios that would challenge the developers in a similar way a real-life implementation would.

This course is designed for more experienced RPA Developers with an understanding of Orchestrator, and after finishing this module, participants will have completely automated an example project under the supervision of one of our certified senior RPA Experts.

Modules & Topics:

  • Introduction
  • Data types
  • Excel
  • Selectors
  • Citrix
  • Email
  • Exception handling
  • UiPath Enterprise Framework
  • Maintain, support & debug RPA solutions
  • Performance monitoring dashboards
  • DSD documentation
  • MTP checklists
  • Code review
  • Practical exercises

Requirements:

UiPath Foundation Developer Training

Foundation Developer Training

The course is open to anyone with minimum analytical skills, as well as the ability to understand the logic of visual flowchart diagrams. The Foundation Developer Training is designed for beginners so it does not require any prior RPA knowledge, however, it would be useful for the user to have a basic familiarity with elementary programming concepts.

Modules & Topics:

  • Introduction
  • Variables, Data Types & Control Flow
  • Data manipulation
  • Recording
  • Advanced UI interaction
  • Selectors
  • Image & Text automation
  • Advanced Citrix automation
  • Excel & Data tables
  • PDF
  • E-mail automation
  • Debugging & Exception handling
  • Project organization
  • Recap training
  • Basics training – Final test

Requirements:

None

Business Analyst Training

The Business Analyst Training course is dedicated to any audience interested in the role played by a Business Analyst throughout an RPA implementation, and particularly to Business Analysts, Business Managers, and Process Managers who want to learn the fundamentals of Business Analysis in RPA.

Modules & Topics:

  • Start and performances
  • Introduction RPA & Examples
  • UiPath session
  • Project Life Cycle & Best Practices
  • Aspects of the successful automation journey
  • Introduction into RPA roles and responsibilities
  • Basics of potential analysis
  • Process Design Document (PDD) writing
  • Fictitious process workshop

Requirements:

None

Curso de Iniciación en UiPath

Este es un curso básico y no se exige a los participantes conocimiento previo en RPA. No obstante, aconsejamos que sí se tenga un background en programación.

Temario:

  • Introducción
  • Variables, tipos de datos y control de flujos
  • Edición de datos
  • Grabaciones
  • Integración avanzada de la interfaz de usuario
  • Selectores
  • Automatización de texto e imagen
  • Automatización avanzada en entornos Cítrix
  • Tablas de datos y Excel
  • PDF
  • Automatización de emails
  • Gestión de excepciones y depuración de errores
  • Gestión de proyectos
  • Resumen de la formación
  • Formación básica – Test final
Curso Avanzado en UiPath

Este curso es para desarrolladores con experiencia previa en RPA. Después de esta formación los participantes habrán realizado una automatización de un proyecto modelo bajo la supervisión de uno de nuestros formadores senior certificados. Al completar este curso te califica para apuntarte al curso de desarrollador RPA – Certificación avanzada.

Ten en cuenta que tanto el curso básico en RPA como el curso de Orquestrador se deben haber realizado antes de apuntarse al curso Avanzado RPA.

Temario:

  • Conocimiento de variables, tipos de datos y control de flujos
  • Edición de datos
  • Grabaciones
  • Integración avanzada de la interfaz de usuario
  • Control de selectores
  • Automatización de texto e imagen
  • Automatización avanzada en entornos Cítrix
  • Tablas de datos Excel y PDF
  • Automatización de emails
  • Gestión de excepciones y depuración de errores
  • Gestión de proyectos
Curso de Analista de Negocio

Este curso no es técnico y no requiere experiencia previa en programación, en cambio, sí recomendamos tener un conocimiento técnico sobre los procesos de negocio, conocer las posibilidades RPA y tener experiencia en mapeo de procesos.

Temario:

  • Introducción a RPA
  • Sesión UiPath
  • Ciclo de vida de proyectos y mejores prácticas
  • Elementos para realizar un viaje RPA exitoso
  • Introducción a roles RPA y responsabilidades
  • Iniciación al Análisis de Potencial
  • Introducción y gestión del PDD
Foundation Developer Training

Dieser Kurs ist offen für alle, die über ein Minimum an analytischen Fähigkeiten verfügen und die Logik von visuellen Flussdiagrammen verstehen können. Das Foundation Developer Training ist für Anfänger konzipiert und erfordert keine RPA-Vorkenntnisse, jedoch wäre es sinnvoll, wenn der Benutzer grundlegende Kenntnisse in elementaren Programmierkonzepten hätte.

Module & Themen:

  • Variablen, Datentypen & Kontrollfluss
  • Datenmanipulation
  • Recording- Erweiterte UI-Interaktion
  • Selektoren
  • Bild- und Textautomatisierung
  • Fortgeschrittene Citrix-Automatisierung
  • Excel- und Datentabellen
  • PDF
  • E-Mail-Automatisierung
  • Debugging & Ausnahmebehandlung
  • Projektorganisation
  • Zusammenfassung des Trainings
  • Basistraining – Abschlusstest

Anforderungen:

Keine

Business Analyst Training

Der Business Analyst Training Kurs richtet sich an jedes Publikum, das sich für die Rolle eines Business Analysten während einer RPA-Implementierung interessiert, insbesondere an Business Analysten, Business Manager und Prozessmanager, die die Grundlagen der Geschäftsanalyse in RPA erlernen möchten.

Module & Themen:

  • Einführung in RPA & Beispiele
  • UiPath Schulung
  • Projektlebenszyklus & Best Practices
  • Aspekte der erfolgreichen Automatisierungsreise
  • Einführung in die RPA-Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Grundlagen der Potenzialanalyse
  • Schreiben des Prozessdesigndokuments (PDD)
  • Workshop zum fiktiven Prozess

Anforderungen:

Keine