Macht ein RPA CoE Sinn für mein Unternehmen?

Wenn Sie im Internet nach dem exakten Begriff „RPA Center of Excellence“ suchen, dann liefert Google 1.930 Ergebnisse. Die meisten dieser Ergebnisse beziehen sich auf ‘Guides‘, die erklären, warum Sie einen RPA CoE benötigen und wie Sie es einrichten können – geschrieben hauptsächlich von RPA-Softwareanbietern, Analysten oder RPA-Beratungen. Es scheint so, dass jeder, der sich auf seine RPA-Reise begeben hat, unbedingt sein eigenes RPA CoE aufbauen soll. Aber sollten sie das tatsächlich?

Der RPA CoE Wunsch ist das Ergebnis des allgemeinen Hype, der diese bahnbrechende Technologie umgibt. Natürlich werden die RPA-Softwareanbieter die CoEs fördern wollen, da sie ihre Lösungen in den Gesamtautomatisierungsansatz einbetten. Aber es gibt noch eine andere Herangehensweise, die besagt, dass RPA Teil von „business as usual“ sein sollte, der jedem in der Organisation zur Verfügung steht und nicht als Teil einer zentralisierten, kontrollierenden Funktion. Nach Ansicht der Befürworter erlaubt dieser verstreute Ansatz für RPA verschiedenen Funktionen und Geschäftseinheiten, den für sie am besten geeigneten Ansatz zu wählen (einschließlich der Wahl ihrer eigenen Software) und sich nicht durch ein Regelwerk aus dem „Headquarter“ einschränken zu lassen.

Um zu verstehen, was richtig für Ihr Unternehmen ist und auf welcher Seite der CoE-Debatte Sie stehen wollen, lohnt es sich, darüber nachzudenken, was Ihnen ein CoE tatsächlich bringen soll. Schauen wir uns die einzelnen Aspekte nacheinander an.

Best Practices und bewährte Methoden erstellen und nutzen – die Zentralisierung des RPA-Teams bedeutet, dass Zeit und Mühe in die Entwicklung von Best Practices und Methoden investiert werden können. Diese Investition (die in der Regel von RPA-Beratungen begleitet wird) kann daher vom Team voll ausgeschöpft werden. Viele RPA-Projekte scheitern an einfachen Fehlern in der Umsetzung, so dass der Einsatz von robusten und effizienten Methoden die Erfolgsaussichten mit Sicherheit erhöhen wird.

Anstrengungen und Ressourcen bündeln – ein CoE besteht in der Regel aus einem einzigen Team, das eine einzige RPA-Softwarelösung verwendet (es gibt Variationen dazu, aber selbst wenn ein anderer RPA-Anbieter hinzugezogen wird, geschieht dies auf komplementäre und nicht auf widersprüchliche Weise). Das bedeutet, dass es wenig Aufwand für Schulungen und die Einführung bewährter Verfahren gibt und dass man lernt, wie man spezifische Probleme angeht. Sobald eine Lösung für ein Problem gefunden wurde, kann sie schnell für jeden zugänglich gemacht werden – ohne CoE würde dieses Problem wahrscheinlich mehrmals gelöst werden. Eine Organisation, die mehrere RPA-Lösungen einsetzt, wird wahrscheinlich all diese Anstrengungen verdoppeln (oder verdreifachen) müssen.

Veränderungen kontrollieren und Governance verwalten – es gibt eine Reihe von Aspekten der Änderungskontrolle, die bei RPA berücksichtigt werden müssen. Die Offensichtlichste ist, Change Requests in der Produktion auszurollen. Zudem wird es Zeiten geben, in denen Prozesse, die über verschiedene Funktionen laufen, sich ändern und dann diese neu konfiguriert werden müssen. Ein Aspekt, der oft vergessen wird, ist, dass das RPA-Team über alle Änderungen an den zugrunde liegenden Systemen informiert sein muss – denn wenn diese sich ändern, können die Roboter ihren Prozess möglicherweise nicht abschließen. Ein robuster Prozess, der die RPA- und IT-Teams miteinander verbindet, ist daher von entscheidender Bedeutung. Die Zentralisierung dieser Prozesse macht es viel einfacher, dies zu erreichen.

Aufwand und Nutzen priorisieren – während Organisationen beginnen, ihre RPA-Bemühungen zu erhöhen, und Vorteile realisiert werden, steigt die Nachfrage nach automatisierten Prozessen. Bei begrenzten Ressourcen ist es wichtig, dass diese priorisiert werden können, so dass sie zuerst die vorteilhaftesten Automatisierungen liefern. Durch die Zentralisierung können Prioritäten gesetzt und im gesamten Unternehmen ausgeglichen werden. Dies hat auch den Vorteil, dass der Ressourceneinsatz optimal geplant werden kann und somit die Auslastung maximiert wird.

Kaufkraft erhöhen und das Partnermanagement verbessern – eine (oder zwei) RPA-Softwarelösungen zu haben und die Nachfrage nach Lizenzen zu verstehen, bedeutet, dass die Organisation eine größere Kaufkraft auf die Anbieter ausüben kann. Das bedeutet auch, dass alle externen Berater, wie z.B. RPA-Entwickler, viel effizienter eingesetzt werden können.

Mit einer Stimme sprechen – die Notwendigkeit, klar und konsistent über RPA in der gesamten Organisation zu kommunizieren, sollte nicht unterschätzt werden. Die Stakeholder müssen die Vorteile von RPA sowie die Risiken und ihre eigene Rolle bei der Erzielung erfolgreicher Ergebnisse verstehen. Wenn diese Nachrichten verwirren oder inkonsistent sind, kann das Vertrauen in das Programm schnell untergraben werden. Durch die Zentralisierung der Kommunikation kann das Messaging gesteuert und auf jede Herausforderung schnell und angemessen reagiert werden.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die meisten der oben genannten Aspekte für Ihr Unternehmen und seine Automatisierungsbemühungen wichtig sind oder sein könnten, dann sollten Sie auf jeden Fall ein RPA-Kompetenzzentrum als geeigneten Ansatz für Sie in Betracht ziehen. Die Einrichtung eines CoE erfordert eindeutig eine Investition in Zeit und Kosten. Daher müssen diese Bemühungen viele der oben beschriebenen Vorteile bringen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre eigene, für Sie individuell richtige Entscheidung treffen und nicht einfach den sogenannten Leitfäden aus dem Internet folgen. Den richtigen Berater für dieses komplexe und aufwendige Thema zu haben ist hier ein Schlüssel zum Erfolg. RPA in dieser Größenordnung ist nicht einfach nur eine simple IT Implementation. Schauen Sie genau auf die Erfahrungen der Berater in diesem Bereich.