Digitalisierung im Controlling – erfolgreich mit RPA

Robotic Process Automation (RPA) ist heute nicht mehr das „new kid on the block“ – in vielen Unternehmen und Organisationen ist RPA bereits fester Bestandteil der Automatisierungsstrategie. Repetitive, strukturierte Aufgaben werden vom virtuellen Mitarbeiter übernommen – ohne die automatisierten IT-Systeme zu verändern. Der reale, kreative und kompetente Mitarbeiter kann sich auf wertschöpfende und nachhaltige Tätigkeiten fokussieren. Dieser Trend wird sich im Rahmen der „Zukunft der Arbeit“ weiter fortsetzen und die verschiedenen Unternehmensbereiche weiter durchdringen.

Ohne Controlling ist es in einer globalisierten, eng vernetzten und volatilen Wirtschaftswelt nicht möglich, Unternehmen zielorientiert und nachhaltig zu steuern. Weiterhin deutet die Entwicklung darauf hin, dass die Herausforderungen des Controllings nicht einfacher werden, sondern dass Steuerungsprobleme auch in Zukunft alle Kreativität und Cleverness des Controllers erfordern.

Trotz vieler IT-Systeme zeigt sich, dass viele Organisationen auch im Controlling unter sehr manuellen und somit teuren, fehleranfälligen und/oder unzureichenden Prozessabläufen leiden. RPA bietet dabei großes Potenzial in verschiedenen Bereichen des Controllings.

RPA als Teil des Planungs- und Kontrollsystems

RPA kann als Teil des Planungs- und Kontrollsystems in Unternehmen verwendet werden. Das heißt der virtuelle Mitarbeiter übernimmt konkrete manuelle Abläufe im Controlling. Als Projektbeispiel sei hier der Monatsabschluss bei einem weltweit agierenden Automobilzulieferer genannt: der Prozess umfasste eine Vielzahl verschiedener Systeme – von SAP, verschiedenen Webportalen bis Excel-Auswertungen, deren Zusammenführung und Abgleiche manuell, langsam und fehleranfällig waren. In wenigen Wochen konnte der Prozess in der deutschen Landesgesellschaft vollständig automatisiert werden. Der Prozess wird nun wöchentlich ausgeführt, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Heute wurden weitere Ländergesellschaften hinzugenommen und automatisiert – weitere sind in Planung.

RPA als Unterstützung der Informationsversorgung

RPA kann weiterhin als Unterstützung für die Informationsversorgung im Controlling dienen. Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen stehen häufig auch komplexe Informationswege und Systeme gegenüber. Weiterhin sind IT-Systeme und Organisationen ständigen Änderungen ausgesetzt, die eine vollautomatisierte und vollständige Informationsversorgung im Controlling erschweren.

Als Projektbeispiel sei hier ein Reporting-Prozess genannt, der aus verschiedensten ERP-Systemen, SAP und Datenbanken Daten sammelt und aggregiert. Der Prozess wurde einmal monatlich sehr aufwändig durch einen Mitarbeiter ausgeführt. Durch RPA konnte die Datenabfrage parallelisiert werden, was nicht nur kostengünstiger ist, sondern auch in qualitativer Hinsicht großen Gewinn brachte. Der Prozess wird heute täglich ausgeführt, wobei der „virtuelle Kollege“ um ein Vielfaches schneller und zuverlässiger arbeitet.

Entdecken Sie Ihr Potenzial

Im Controlling und IKS-Bereich bietet RPA enormes Potenzial – nicht nur um manuelle Aufwände und Kosten zu sparen, sondern auch um qualitative Aspekte zu optimieren, wie z.B. vollständigere und häufigere Kontrollen, tagesaktuelle Daten oder die Reduzierung von Prozessfehlern. Gerne geben wir Ihnen Einblick in unsere umfassende Projekterfahrung und entdecken Ihr RPA-Potenzial im Controlling.

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