Der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Der Einstieg in RPA kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn es in Ihrem Unternehmen nur sehr wenig interne Fähigkeiten, beziehungsweise Erfahrungen, im Bereich Automatisierung gibt. Aus diesem Grund wenden sich viele Unternehmen an externe Partner, die ihnen auf ihrem Weg behilflich sind. Für einige kann dies nur in der Anfangsphase sinnvoll sein, um ihnen zu helfen, die Installations- und Pilotprozesse in den Griff zu bekommen, während andere sich für eine längerfristige Beziehung entscheiden, die ihnen hilft, zu skalieren und sicherzustellen, dass alle Vorteile erfolgreich genutzt werden.

Aber selbst mit einem Partner vor Ort können immer noch einige Dinge schief gehen. Gelegentlich kann dies allein auf den Partner zurückzuführen sein, aber in den meisten Fällen ist es eine Kombination aus Partner und Kunde, und zwar insbesondere dann, wenn die Erwartungen nicht übereinstimmen. Eines der Dinge, die jeder Automatisierungsanbieter, einschließlich Roboyo, in der perfekten Beziehung sucht, ist ein „informierter Kunde“. Ein informierter Kunde arbeitet im Einklang mit dem Dienstleister und versteht seine eigenen Bedürfnisse und die seiner Partner. Ein informierter Kunde wird keine wertvolle Zeit und Mühe mit unproduktiven Aufgaben verschwenden – er wird sich auf die Aktivitäten konzentrieren, die zum Erfolg führen, und diese werden vollständig mit dem Partner abgestimmt. Ein informierter Kunde, gepaart mit einem kompetenten Partner, ermöglicht ein weniger stressiges Projekt, das alle seine Erwartungen erfolgreich erfüllt.

Was bedeutet es also, ein „informierter Kunde“ zu sein und wie kann es Ihnen helfen, Ihr Automatisierungsprojekt zum Erfolg zu führen?

Verstehen Sie Ihre Automatisierungsziele – dies ist ein entscheidender erster Schritt, der intern abgestimmt werden muss, bevor ein Automatisierungspartner überhaupt in Betracht gezogen wird. Was wollen Sie aus der Automatisierung herausholen? Möchten Sie lediglich hier und da ein paar Prozesse verbessern, oder wollen Sie, dass die Automatisierung zu einem wesentlichen Bestandteil Ihres Unternehmens wird? Oder liegt Ihr Weg irgendwo zwischen diesen beiden Extremen? Wir sehen mehr und mehr Kundenanfragen, die gar nicht so sehr auf das Einsparpotenzial abzielen, sondern eher eine Steigerung der Qualität der Prozesse zum Ziel haben. Hier gilt es die Herausforderungen im Unternehmen zu analysieren. Diese Entscheidung wird Ihre ersten Schritte und die Art des Partners, den Sie suchen, leiten. Am wichtigsten ist, dass so die Art der Beziehung definiert wird, die Sie mit diesem Partner haben müssen.

Seien Sie sich bewusst, was Sie von Ihrem RPA-Partner erwarten – ausgehend vom letzten Punkt wird dieser Automatisierungsanspruch die Art des Partners, den Sie benötigen bestimmen. Bedenken Sie dabei: nicht alle Partner sind gleich (weit gefehlt). Ignoriert man diejenigen, die einfach wenig Erfahrung in dem Bereich haben, werden die besten Partner jeweils unterschiedliche Methoden, Ansätze, Kulturen und Software-Beziehungen haben. Die einen wollen das Ruder übernehmen, während die anderen sich dadurch kennzeichnen, dass sie Ihre Hand in den entsprechenden wichtigen Phasen halten und auf den richtigen Weg führen. Einige können eine breite Palette von Dienstleistungen anbieten, einschließlich des Weiterverkaufs von Softwarelizenzen und der Bereitstellung von Transformationsfunktionen bis hin zum technischen Support Ihrer RPA-Lösungen, während andere einen starken Fokus nur auf die Implementierung von RPA legen.

Verstehen Sie die Funktionsfähigkeiten und Grenzen der Software – neben dem Verständnis Ihres Partners ist es wichtig, auch Ihre Software zu verstehen. Wenn Sie diese selbst gewählt haben, stellen Sie sicher, dass Sie ihre Einschränkungen verstehen und nicht nur glauben, was der Verkäufer Ihnen gesagt hat. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie kognitive Fähigkeiten benötigen, um beispielsweise Ihre RPA-Automatisierung zu unterstützen, dann stellen Sie sicher, dass Ihre Software dies gewährleistet, oder wenden Sie sich an andere Anbieter, um sie entsprechend zu ergänzen. Am wichtigsten ist, dass Sie sich von Ihrem Partner oder anderen unabhängigen Quellen beraten lassen.

Glauben Sie nicht alles, was Ihnen gesagt wird – die genannten Ratschläge gelten auch für Ihren Implementierungspartner. Es gibt viele Anbieter und Beratungsunternehmen, die sich als RPA-Experten ausgeben, um auf den Automatisierungszug aufspringen zu können. Viele von ihnen haben jedoch sehr wenig oder gar keine Erfahrung mit RPA und werden auf Ihre Kosten lernen. Fragen Sie sie gründlich, hören Sie sich um und holen Sie sich Referenzen.

Managen Sie Ihre Erwartungen – RPA kann viel liefern, aber es ist kein Königsweg zur Heilung all Ihrer Probleme. Einige Sprecher haben den Markt auf ein unnötiges Niveau gehyped, was nur dazu diente, die Erwartungen an RPA viel zu hoch zu setzen. Wenn Sie in ein Projekt mit diesen unrealistischen Zielen einsteigen, dann werden Sie sicherlich enttäuscht sein, aber, was noch wichtiger ist, der Nutzen, den RPA tatsächlich bringen könnte, wird in dem Durcheinander verloren gehen. Ihr RPA-Partner kann Ihnen dabei helfen, diese Erwartungen zu managen. Informieren Sie sich jedoch so oft wie möglich vorab über reale Anwendungsfälle und Kundenerfahrungen und sprechen Sie idealerweise mit denjenigen, die diese bereits durchlaufen haben. Dies ist die einfachste Sache, die Sie tun können, hat aber den größten Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts.

Lassen Sie den RPA-Partner seinen Job machen – es gibt diese häufige Erscheinung, bei der der Kunde beispielsweise darauf besteht, den „idealen“ Prozess für einen Piloten zu wählen, nur um letztendlich an ihm zu scheitern, weil er zu komplex, zu einfach ist oder nicht den nötigen Buy-In von den Endanwendern erhält. Ihr RPA-Partner hat das schon oft gemacht und weiß instinktiv, was funktioniert und was nicht – lassen Sie sich von ihm helfen, diese wichtigen frühen Entscheidungen zu treffen.

Halten Sie alle Stakeholder auf dem Laufenden – niemand kennt Ihr Unternehmen besser als Sie, insbesondere dessen Kultur und Persönlichkeiten. Hier können Sie als Kunde Ihren RPA-Partner am besten unterstützen – er weiß, wie man RPA in einem generellen Unternehmen implementiert, während Sie wissen, wie man Dinge speziell in Ihrem Unternehmen erledigt. Die Kombination dieser beiden Faktoren sollte Ihnen die besten Erfolgsaussichten bieten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden halten und diese Erwartungen sorgfältig handhaben. Ein Bereich, in dem dies besonders wichtig sein wird, ist die IT-Abteilung – sie muss vom ersten Tag an eingebunden werden, sonst wird Ihr superschnelles RPA-Projekt zu einer schmerzhaften, langen und langwierigen Angelegenheit. Wiederum kann Ihnen Ihr RPA-Partner alles über Best Practices erzählen, aber nur Sie haben die Macht, Dinge tatsächlich zu realisieren, also nutzen Sie diese Macht gut.

Ein informierter Kunde zu sein, bedeutet nicht, dass der RPA-Partner sich zurücklehnt und sich darauf verlässt, dass Sie die ganze Arbeit machen. Der Schlüssel liegt in dem Wort „Partner“, das in beide Richtungen funktioniert, wobei jede Partei ihre eigenen Fähigkeiten und Kompetenzen in das Projekt einbringt. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Partner zu fragen, wie Sie ihm am besten helfen können – schließlich ist es letztendlich in Ihrem Interesse.

Tags: Grundstein für erfolgreiche Zusammenarbeit, informierter Kunde