RPA in einer Post-Covid19-Welt

Letzten Monat haben wir darüber geschrieben, ob die Covid-19-Krise der RPA ihren „großen Moment“ beschert hat. Wir meinten, dass, obwohl der Großteil jeder Supply-Chain stark automatisiert ist, das schwächste Glied in der Kette immer noch die Menschen sind, die die manuellen Teile dieser Prozesse ausführen müssen (Eingabe von Daten, einfache Routing-Entscheidungen, Überprüfung von Aufzeichnungen, Beantwortung von Anfragen usw.). Automatisieren Sie diese Prozesse, sagten wir, und die Lieferkette wird viel widerstandsfähiger.

Viele Organisationen tun jetzt genau das, auch wenn es die pandemie-spezifische Herausforderung gibt, alles aus der Ferne erledigen zu müssen. Dies kann besonders heikel sein, wenn es darum geht, Prozesse zu identifizieren und abzubilden sowie die RPA-Software zu implementieren und zu verwalten. Das kann bedeuten, dass die Implementierungen nicht so robust sind, wie sie hätten sein können, oder dass vielleicht ein Teil der Arbeit im Eilverfahren durchgeführt wurde, um so schnell wie möglich zu einer Lösung zu gelangen. Vielleicht wurden nicht alle Prozessausnahmen erfasst, und vielleicht gibt es einige Fehler in den Roboterkonfigurationen. Vielleicht wurde bei der Schnelligkeit, der Hauptpriorität, nicht die gesamte Dokumentation richtig aufgezeichnet.

Vorerst jedoch, während der Krise, bleibt keine andere Wahl: Diese Bemühungen können den Ausschlag dafür gegeben haben, ob ein Unternehmen überlebt oder nicht. Aber was passiert, wenn die Krise überstanden ist oder zumindest die schwierigste Phase vorbei ist?  Was müssen Unternehmen tun, um ihre Implementierungen aus der „Krisenphase“ zu festigen? Und wie sollten sie sich auf die nächste Welle des Lockdown vorbereiten, die sicherlich kommen wird?

Jede Organisation, die einige „Notfall“-Implementierungen von RPAs durchgeführt hat, muss die von ihr ausgeführte Arbeit ganz klar sehr kritisch und offen überprüfen, um alle vorhandenen Mängel zu identifizieren. Dabei sollte es definitiv nicht darum gehen, Schuld zuzuweisen, sondern einfach alle vorhandenen Schwächen zu identifizieren. Der Prozess ähnelt sehr stark einem „RPA-Audit“, das Roboyo bei der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden, der bereits einige Roboter implementiert hat, durchführt. Es geht nicht darum, mit dem Finger auf andere zu zeigen, sondern nur darum zu verstehen, wo es Lücken gibt, die geschlossen werden müssen.

Hier sind 5 Punkte, auf die Sie unserer Meinung nach achten sollten, wenn Sie diese Krisenzeit-Implementierungen noch einmal überprüfen:

Die höchste Priorität, die zu beachten ist, sollte die Sicherheit der automatisierten Prozesse sein. Sind alle Berechtigungen gültig? Sind die Schnittstellen robust und sicher? Werden dabei irgendwelche Passwörter exponiert?

Sobald die Sicherheitsprobleme zufriedenstellend gelöst sind, sollten Sie sich der Robustheit der Prozesse zuwenden. Das Wichtigste, was man hätte übersehen können, sind Ausnahmen – suchen Sie nach den seltenen, aber kritischen Momenten, in denen ein Prozess von seinem “ Happy Path “ abweicht. Wenn diese nicht berücksichtigt wurden, ist das bestmögliche Szenario, dass der Roboter einfach aufhört zu arbeiten. Das ungünstigere Szenario ist, dass er mit Ihren Daten etwas Unerwünschtes tut. Die Erfassung dieser Ausnahmen wird Ihre nächste wichtige Aufgabe sein, nachdem Sie alle Sicherheitslücken geschlossen haben.

Möglicherweise wurden bei der technischen Implementierung der Software Abkürzungen genommen. Sie könnte zum Beispiel auf Servern mit zu geringer Leistung oder auf Maschinen mit unzureichender Netzwerkbandbreite installiert worden sein. Die Behebung dieser Mängel kann einige Zeit in Anspruch nehmen und in einigen Fällen bedeuten, dass man bei Null anfangen muss, aber auf lange Sicht wird es sich sicherlich lohnen, dies zu tun.

Jetzt, da die Roboter ohne technische oder prozessuale Probleme einwandfrei laufen, ist es an der Zeit, sie so effizient wie möglich zum Laufen zu bringen. Das bedeutet, dass Sie jede Lizenz, die Sie haben, so gut wie möglich ausnutzen müssen, normalerweise durch eine bessere Planung, aber auch indem Sie sicherstellen, dass die Roboter so schnell wie möglich durch jeden Prozess arbeiten. Dies sollte Kapazitäten in Ihrem Roboter-Lizenz-Portfolio freisetzen.

Schließlich wird es wichtig sein, diese Abhilfemaßnahmen so schnell wie möglich durchzuführen. Wenn die Dokumentation nicht vollständig fertiggestellt wurde oder einfach nicht vorhanden ist, dann muss sie fertiggestellt werden, solange sie noch frisch im Gedächtnis der Personen ist, die die Arbeit bisher geleistet haben.

Die Krise ist also vorbei, oder zumindest gibt es eine Atempause vor der nächsten Welle: Was könnten Sie sonst noch tun, damit Sie auf die nächste Krise bestens vorbereitet sind?

Relativ einfach ist es, nach Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen, die beim ersten Mal vielleicht verpasst wurden. In der Eile, die großen Chancen zu erkennen, wurden vielleicht einige kleinere Chancen übersehen. Wenn diese mit den bereits automatisierten Prozessen verbunden sind, dann sollte es ziemlich problemlos möglich sein, diese auf die manuelle Arbeit auszudehnen. Betrachten Sie dies als das Schließen der Lücken nach dem ersten groben Durchgang.

Es wird auch andere Möglichkeiten der Automatisierung geben, die einfach noch nicht erkannt worden sind. Es wird von entscheidender Bedeutung sein, eine Pipeline dieser Möglichkeiten zu erstellen, damit Sie beim nächsten Mal keine Mühe mit der Suche nach ihnen verlieren – Sie können einfach auf Ihre vorgefertigte Liste zurückgreifen.

Eine der großen Überraschungen und Herausforderungen der gegenwärtigen Krise ist der Lockdown und die mobile Arbeitswelt, in der wir derzeit alle leben. Das hat die Automatisierung von Prozessen viel schwieriger gemacht, als sie sein sollte, vor allem bei der Dokumentierung der Prozesse, die in der Regel neben der Person erfolgt, die die Arbeit erledigt. Deshalb ist es besser, sich jetzt darauf vorzubereiten, wie man diese Remote-Implementierungen durchführt, als mitten in der nächsten Krise. Denken Sie darüber nach, auf jedem Computer eine Software zur Bildschirmaufzeichnung zu installieren. Stellen Sie sicher, dass Mikrofone aktiviert werden können und dass Videokonferenzen für alle möglich sind. Am wichtigsten ist, dass Sie versuchen, so viele Prozesse wie möglich zu dokumentieren, während Social Distancing keine Rolle spielt.

Um Ihr RPA-Erlebnis noch mehr Schub zu geben, sollten Sie Orchestrierung in Erwägung ziehen. Schauen Sie sich an, wie die Roboter mit Menschen interagieren und wie Sie die Effizienz der Prozesse maximieren können, indem Sie zwischen diesen beiden Ressourcengruppen auf der Grundlage von Fertigkeitsniveaus und Verfügbarkeit terminieren. Software von eNate leistet dabei zum Beispiel einen sehr guten Job.

Während dieser Blog-Beitrag geschrieben wird, sind viele von uns immer noch eingesperrt, und der Gedanke an eine Welt nach der Krise mag übertrieben optimistisch erscheinen. Aber es wird eine wichtige Aufgabe sein, sowohl die Korrekturarbeiten an der Automatisierung durchzuführen, die (zu Recht) übereilt abgeschlossen wurden, als auch dafür zu sorgen, dass Ihre Organisation so gut wie möglich auf die nächste Welle von Lockdowns vorbereitet ist, die immer wieder kommen wird, bis ein Impfstoff allgemein verfügbar ist.

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Geschäfte am Laufen halten, hoffen wir, dass Sie und Ihre Familien in dieser sehr merkwürdigen Zeit alle in Sicherheit sind.

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