RPA Business Case: neue Impulse setzen

In einem vorhergehenden Beitrag dieser Reihe betrachteten wir, was Sie an Tag eins Ihrer RPA Reise beachten müssen. Ein weiterer Beitrag befasst sich mit der Frage, wie Sie nach einem erfolgreichen RPA-Pilotprojekt mit der Industrialisierung Ihrer RPA-Fähigkeit beginnen können. Dieser Artikel gliedert sich in diese Reihe ergänzend ein, indem er aufzeigt, wie Sie in Ihrem jungen RPA-Programm neue Impulse setzen können, um das Pilotprojekt durchzuführen und einen soliden RPA Business Case zu schaffen.

Die Annahme hier ist, dass Sie bereits eine hochrangige Automatisierungsstrategie erstellt haben. Wie in den vorangegangenen Artikeln beschrieben, beinhaltet diese Ihre Ziele, Ihre  Automatisierungsambitionen, Ihr Gesamtkonzept und Ihre Art von Partner-Ökosystem, das Sie aufbauen müssen.

Der nächste Schritt besteht darin, diese Automatisierungsbestrebungen besser zu verstehen, idealerweise aufgeteilt in die verschiedenen Unternehmensbereiche. Dies kann durch die Erstellung einer Automation Maturity Matrix geschehen, die den aktuellen Automatisierungsgrad anhand der verschiedenen Unternehmensbereiche erfasst, von der einfachen Verwendung von Makros über die Ad-hoc-Nutzung verschiedener Automatisierungswerkzeuge bis hin zu einer Organisation, die eine breite Palette von Automatisierungswerkzeugen als grundlegenden Bestandteil ihrer Arbeitsweise einsetzt. Der nächste Schritt besteht darin, sich zu überlegen, wo jede Funktion stehen soll. Denken Sie daran, dass nicht jeder Mensch eine komplette Automatisierung wünscht oder braucht, so dass jede Abteilung unterschiedliche Ziele verfolgen kann. Die Kluft zwischen Soll- und Ist-Wert, entspricht der Größe Ihres Automatisierungsprogramms und stellt vor allem die Erwartungen an die RPA-Anwender und -Gruppen dar.

Ihre Automation Roadmap zeigt Ihnen, wie Sie diese Erwartungen zu erfüllen planen. Zunächst wird dies auf einer hohen Ebene geschehen, der kontinuierlich weitere Details hinzugefügt werden, während Sie Fortschritte machen und mehr Informationen sammeln. Zwei der wichtigsten Elemente dieses Plans sind der Business Case und die Vorgehensweise bei der ersten Erstellung.

Um ehrlich zu sein, die Mechanik eines RPA Business Case stellt keine allzu große Herausforderung dar. Sie basiert auf dem Vergleich eines Basisfalles mit einem zukünftigen Zustand, wobei die Indikatoren (ROI, NPV usw.) verwendet werden, an die Ihre  Organisation bereits gewöhnt ist. Aber das Interessante an RPA ist vor allem, dass es sich dabei um eine Vielfalt an verschiedenen Vorteilen handelt, die erreicht werden können. Offensichtlich ist die Kostenreduktion diejenige, auf die sich alle am meisten konzentrieren, aber nicht unbedingt er Punkt, der Ihnen den größten Nutzen bringt:

  • Im Zusammenhang mit Kostensenkung steht die Kostenvermeidung – gerade dann, wenn das Unternehmen wächst und bereits plant, mehr Mitarbeiter einzustellen und/oder mehr Büroräume zu beziehen. Die Implementierung von RPA kann den Bedarf für beides, ohne die damit verbundenen Herausforderungen rund um das Change Management, eliminieren.
  • RPA kann sich auch positiv auf den Kundenservice auswirken – automatisierte Prozesse sind fehlerfrei und können bei Bedarf rund um die Uhr laufen. Dadurch ist eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen möglich.
  • Da Roboter jedes Mal alles genau gleich machen, sind sie hervorragend geeignet, um Risiken in einem Unternehmen zu reduzieren und die Einhaltung von Compliance-Verpflichtungen sicherzustellen.
  • RPA kann verwendet werden, um neue Serviceleistungen zu ermöglichen – dies schließt die Bereitstellung von Selbstbedienung für Kunden ein und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, auf der Grundlage von Umlageverfahren zu verkaufen.

Umso mehr entscheidende Vorteile Sie feststellen können, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr RPA-Programm den notwendigen Stakeholder-Buy-in erhält und damit die entscheidende Dynamik aufbaut.

Der Business Case wird in der Regel durch eine initiale Prozessautomatisierung validiert. Dieser anfängliche Build kann viele verschiedene Formen annehmen, aber im Allgemeinen wird er in einer dieser zwei Typen unterteilt:

  • Ein Proof-of-Concept (PoC), der das Konzept von RPA auf dem “happy path” eines simplen Prozesses testen wird. Sobald der PoC als Erfolg gewertet wurde, wird er zugunsten eines robusteren Produktionsbuilds verworfen.
  • Ein Pilotprojekt, das einen kompletten, an Produktionsstandards angepassten, Prozess automatisiert. Dieser Build wird weiterverwendet, sobald er als Erfolg gewertet wurde.

Wie Sie sehen können, ist ein PoC viel schneller und billiger zu bauen als ein Pilot. Allerdings wird aber dieser nicht unbedingt alles testen, was verlangt ist. Ein gut ausgewählter Pilot wird jedoch greifbare Vorteile bringen, die dann zur Finanzierung zusätzlicher Aktivitäten genutzt werden können. Aus diesen Gründen wird in der Regel ein Pilot bevorzugt.

Keine andere Aktivität wird Ihrem RPA-Programm mehr Schwung verleihen als ein erfolgreiches erstes Automatisierungsprojekt. Die Wahl des Testverfahrens mit einem Pilot- oder PoC-System ist daher eine sehr wichtige Entscheidung. Der Kandidatenprozess muss relativ einfach (aber nicht zu simple) sein und ein relativ hohes Volumen haben (damit viele Durchläufe des Prozesses sichtbar sind). Er muss auch zugänglich sein, womit gemeint ist, dass es leicht zu beobachten ist, dass die zugrundeliegenden Systeme den Entwicklern zur Verfügung stehen und dass neue Benutzerkonten (für die Roboter) schnell und ohne Verzögerung erstellt werden können.

Neben dem Business Case und dem Initial Build muss die Roadmap noch ein paar andere Bereiche berücksichtigen, um so viel Schwung wie möglich zu erzeugen:

  • Einen RPA-Champion in der Organisation zu finden, kann manchmal den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Wenn Sie den idealen Pilotprozess gefunden haben, aber der Abteilungsleiter nicht daran interessiert ist, seinen Bereich als Testfall zu nutzen oder gar grundsätzlich komplett gegen Automatisierung ist, dann lohnt es sich, nach einem alternativen, vielleicht weniger optimalen Prozess in einem Bereich zu suchen, in dem hingegen der Manager begeistert ist, die Automatisierung zu implementieren.
  • Des Weiteren müssen Sie auch die Hindernisse identifizieren, die Ihrem Automatisierungsprogramm im Moment noch im Wege stehen. Dazu gehören z. B. regulatorische Auflagen und andere Projekte, die von den Automatisierungssystemen abhängig sind oder diese beeinträchtigen. Wir haben beobachtet, dass Projekte stark ins Stocken geraten sind, da andere Projekte identifiziert wurden, die den anfänglichen RPA-Geschäftsfall schwerwiegend beeinflussen.

Schließlich muss Ihre Roadmap den Post-Pilot-Einbruch berücksichtigen, den wir in einem früheren Beitrag besprochen haben. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt für den Genehmigungsprozess sorgfältig überlegt werden muss. Stellen Sie sicher, dass das nächste Steering Committee Meeting (oder Board Meeting) so bald wie möglich nach dem Ende des Piloten stattfindet. Wenn dies nicht möglich ist, versuchen Sie, zusätzliche Aktivitäten zwischen dem Ende des Piloten und dem Genehmigungsgespräch einzubauen. Oft geht sonst der Schwung nach dem Piloten verloren, obwohl er ein großer Erfolg war.

Die Schaffung und Aufrechterhaltung von Schwung für Ihr RPA-Programm ist eine der schwierigsten Dinge. In der Regel gibt es so viel zu erledigen und Mitarbeiter werden durch die notwendigen, alltäglichen Aufgaben im Unternehmen abgelenkt. Wenn Sie jedoch die Hinweise und Empfehlungen dieses Artikels umsetzen, wird es viel wahrscheinlicher sein, jene großen Nutzen, die RPA liefern kann, tatsächlich einzufahren.

Tags: Business Case, Digitalisierung, Industrie 4.0, pilot, PoC, Robotic Process Automation

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