Das nächste Level – Identifizierung von Prozessen

Mein RPA Pilot war ein Erfolg – wie geht es weiter?

Der schwerste Teil ist getan – Sie sind einen positiven RPA-Pilot durchlaufen, der das Konzept und die Lebensfähigkeit der Technik bewiesen hat und nun fragen Sie sich, was als nächstes zu tun ist. Wie ernten Sie die Vorteile Ihrer Bemühungen und gewonnenen Erfahrungen und skalieren effektiv die Automatisierungslösung? Wie bauen Sie richtig auf Ihren ersten Erfolg auf und starten durch mit dem RPA scale up?

Die Antwort, die Sie wahrscheinlich hoffen zu hören – “einfach immer mehr davon machen” – ist leider nicht die Richtige. Jetzt ist eine deutliche Veränderung des Ansatzes erforderlich, die verschiedene Fähigkeiten, sowie auch Ressourcen und vor allem eine andere Denkweise erfordert. Organisationen, die zu diesem Zeitpunkt nicht in den richtigen Gang schalten, neigen dazu, viel von dem Momentum zu verlieren, das sie sich so hart erarbeitet haben, um ein positives Ergebnis in der Pilotphase zu erreichen.

Einer der Vorteile von RPA im Vergleich zum traditionellen Outsourcing ist, dass man klein anfangen und anschließend skalieren kann – beim Outsourcing gibt es eine kritische Masse von FTEs, die Sie haben müssen, bevor Sie überhaupt erst anfangen können. Allerdings kann dieser Vorteil von RPA auch eine Falle sein – wenn Sie den Nutzungsumfang von RPA nie vergrößern, dann ist es sehr unwahrscheinlich, dass viele der bedeutenden Vorteile, die diese Technologie verspricht, irgendwann realisierbar sind.

Daraus folgt, dass Sie eine Reihe von verschiedenen Dingen tun müssen, wenn Sie vom Pilot zum Roll-Out übergehen wollen. Organisationen, die bereits eine Automatisierungsstrategie entwickelt haben, werden schnell verstehen, was diese Aktivitäten sind. Die meisten Unternehmen neigen jedoch dazu, zu warten, bis der Pilot fertig ist, bevor über die Zukunft nachgedacht wird. Alle hier diskutierten Ansätze können daher als Teil einer emergenten Automatisierungsstrategie betrachtet werden.

Einer der häufigsten Gründe dafür, dass RPA-Programme Probleme haben, über eine Pilotstufe hinaus zu kommen, ist ironischer Weise der Erfolg des Piloten selbst. Oft gibt es so viel Erleichterung über den Erfolg und den Beweis der Funktionalität, dass oft das Ziel aus den Augen verloren wird und das Momentum zum Stillstand kommt. Manchmal liegt es an fehlenden Genehmigungen, die benötigt werden, um die nächste Ebene der Finanzierung zu erreichen, beispielsweise eine Vorstandssitzung, die nur einmal im Monat oder jedes Quartal stattfindet. Wenn das Team mindestens einen Monat warten muss, bevor es den nächsten Schritt gehen kann, dann werden sie und die Stakeholder schnell abgelenkt und der Fokus geht verloren. Es ist wesentlich besser, sich bewusst zu sein, dass es diese “beruhigende” Periode gibt und Sie daher versuchen, um sie herum zu arbeiten: Stellen Sie den Piloten bis eine Woche vor der Vorstandssitzung fertig oder schaffen Sie neue Tätigkeiten oder Kommunikation, um Stakeholder interessiert und konzentriert zu halten.

Sobald Sie die Genehmigung haben, um auf die nächste Stufe vorzudringen, kann eines von zwei Dingen passieren, je nachdem, wie viel Beachtung und Verständnis Ihr RPA-Programm in Ihrem Unternehmen hat: entweder werden Sie mit Anfragen für zu automatisierende Prozesse überschwemmt oder Sie werden sich selbst auf die Suche nach Ihrer Pipeline von Prozessen machen müssen.

Das erste Szenario ist ein wenig einfacher zu handhaben, kann aber dennoch problematisch werden. Erwartungen müssen richtig gesteuert werden, da es nicht möglich sein wird, alle vorgeschlagenen Prozesse zu automatisieren. Oftmals besteht die Versuchung, alles das, was grundsätzlich möglich wäre, zu automatisieren, obwohl man eigentlich nur die Prozesse automatisieren sollte, bei denen es zum Zeitpunkt „X“ Sinn macht.

Eine damit verbundene Herausforderung bei “Überbegeisterung” über RPA ist das Bewahren der Kontrolle über die Technologie. Zu einem gewissen Punkt werden Sie ein geeignetes RPA-Software-Tool ausgewählt haben, das Sie für den Pilot verwendet haben. Viele fahren dann damit fort, dies für die Mehrheit ihrer Prozesse zu verwenden, während andere in diesem Stadium einen formalen Auswahlprozess einfügen. Das Wichtigste ist jedoch, dass keine, auch noch so kleine, Abteilung des Unternehmens sich ausschließt und versucht, ihr eigenes Ding zu machen und dabei verschiedene Anbieter und andere Dritt-Firmen mit einzubringen. Dies führt nur zu Verwirrung und verschwendeter Anstrengung. Ein zentral kontrolliertes Team, sogar wenn es verteilte Ressourcen hat, ist der einzige wirkliche Weg, um sicherzustellen, dass die Kontrolle über die Technologie und die Methoden beibehalten wird.

Das zweite Szenario, bei dem ein Mangel an Prozesskandidaten herrscht, ist deutlich wahrscheinlicher. Das liegt nicht daran, dass RPA die falsche Antwort ist, sondern weil die Beteiligten in der Regel Zeit brauchen, um den vollen Umfang an Fähigkeiten und Vorteilen von RPA zu verstehen. Es ist unwahrscheinlich, dass auf einem einzigen Pilotprozess basierend eine ganze Firma Epiphanie erreicht. Zudem gibt es dieses verunsicherte Gefühl, wenn man als erster den neuen Schritt wagt. Ist es nicht viel besser abzuwarten, um zu sehen, welche Erfahrungen andere Leute machen, bevor Sie selbst sich melden?

Folglich wird es wichtig sein, proaktiv eine Pipeline von Prozesskandidaten aufzubauen und diese voll zu halten, während die Ersten in der Warteschlange live gehen. Das wird bedeuten, ein Team von RPA-Spezialisten aufzubauen – in der Regel eine Mischung aus Business Analysten und RPA-Entwicklern (idealer Weise jeweils kombiniert in denselben Personen). Angenommen, Sie haben das Richtige getan und einen externen Partner herangezogen, um mit dem Pilot durchzustarten, macht es Sinn, während der Skalierungsphase auf deren Hilfe zurückzugreifen. Sie können oft ihre Ressourcen an Spezialisten zur Verfügung stellen, während Sie anfangen, Ihr eigenes Team zu rekrutieren.

Ein weiterer guter Grund, die Dienste einer Beratung zu behalten, ist ihre Fähigkeit sicherzustellen, dass Ihr Programm nicht frühzeitig durch fehlgeschlagene Automatisierungen entgleist. Das Scheinwerferlicht wird immer noch hell auf alle RPA-Bemühungen leuchten, also müssen Sie dafür sorgen, dass Sie das überzeugend machen und liefern, was von Ihnen erwartet wird (ein weiterer Grund, weshalb die Kandidatenauswahl in diesem Stadium so wichtig ist). Wenn Sie einen Drittanbieter zur Unterstützung haben, werden beim Versuch, vom Pilot aus zu skalieren, die Risiken deutlich geringer sein. Mit anderen Worten – wenn Sie Ihre RPA-Bemühungen skalieren, versuchen Sie nicht zu loszurennen, bevor Sie überhaupt sicher laufen können.

Tags: Digitalisierung, Industrie 4.0, pilot, Robotic Process Automation, RPA, scale up

Leave Reply