Warum ist RPA manchmal so schwierig?

Keine Frage, Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht riesige Vorteile für seine Benutzer. ROIs in den hunderten % sind keine Seltenheit und die Amortisationszeit wird eher in Monaten als in Jahren gemessen. Allerdings liest man manchmal Beschwerden auf dem Markt von Benutzern, die noch nicht die Vorteile gesehen haben, die sie erwartet hatten. In erster Linie liegt das daran, dass die Implementierung problematischer war, als sie zunächst gedacht hatten. Muss RPA wirklich so schwierig sein? Sollten Sie es anstrengend finden, oder gibt es Wege, um die Dinge einfacher und simpler zu gestalten?

Der Unterschied zwischen den Erwartungen und der Realität liegt in verschiedenen Gründen, von denen einige kontrollierbar sind, wohingegen andere es nicht sind. Der erste (und wohl häufigste) Grund ist der Hype auf dem Markt, der fortwährend RPA als technologische Lösung darstellt, die alle Krankheiten heilen kann. Über-enthusiastisches Marketing ist kein neuer Aspekt der IT, aber RPA ist zurzeit brandaktuell, folglich läuft die Marketingmaschine unter Volldampf. Potenzielle Käufer von RPA sollten beim Lesen vorsichtig sein und sich unabhängigen Rat einholen. Testen Sie all Ihre Annahmen. Fragen Sie andere, die bereits RPA für ihre Geschäftsprozesse erfolgreich implementiert haben. Managen Sie Ihre Erwartungen.

Da RPA als die „Silberkugel“ angepriesen wird, kommt es manchmal dazu, dass andere, verbundene Software vergessen wird. Viele der RPA-Implementierungen werden heutzutage ebenfalls Webportale und Workflow-Systeme beinhalten. Manche nutzen AI-Werkzeuge, um ihre RPA-Fähigkeiten aufzuwerten. Versuchen Sie nicht, RPA dazu zu bringen, mehr zu machen, als es wirklich sollte. Falls der Workflow komplex ist, dann ist es deutlich besser ein angemessenes Workflow-System das Management zu überlassen und den Robotern das Ausführen der Aktionen zu geben. Wenn Sie strukturierte Daten in die Systeme bekommen wollen, damit sie die Roboter ausführen lassen können, dann wird das Bauen eines allgemeinen Portals strukturierte und korrekt formatierte Daten gewährleisten oder Sie nutzen eine AI-Lösung um die Daten von unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren.

Ein weiterer Grund warum RPA-Projekte komplizierter werden als sie sollten, ist, dass die falsche RPA-Software gewählt wird. Es ist nicht so schlimm wie ein „rechteckigen Holzklotz in ein rundes Loch“ zu bekommen, aber das Wählen der falschen RPA-Software kann Ihren Fortschritt gravierend hemmen und Ihre Vorzüge negativ beeinflussen. Jede RPA-Software wird auf regelbasierten Prozessen über Ihre existierende Systeme laufen, aber alle ein bisschen anders und während manche Dinge besser als andere umgesetzt werden, werden andere Themen schlechter umgesetzt. Schauen Sie sich auch die Unterschiede zwischen assistierter und nicht assistierter Automatisierung an. Nehmen Sie sich in der Phase der Softwareauswahl Zeit und holen Sie sich Ratschläge, wo immer Sie können.

Ein offensichtlicher Grund warum RPA kompliziert in seiner Implementierung sein kann ist, dass sie es nun einmal ist. Vilfredo Paretos Prinzip, das 80% der Anstrengung für 20% der Arbeit aufgewendet wird und vice versa, ist hier sehr passend. Die Automatisierung des „Happy Paths“ (der Teil des Prozesses, bei dem nichts schief geht) kann einfach sein, wenn die darunterliegenden Systeme gut analysiert sind. Jedoch kann das Erfassen aller Ausnahmefälle eine Menge Zeit kosten und spezielle Fähigkeiten in der richtigen Analyse der Prozesse benötigen. Außerdem, wenn die Systeme nicht geläufig sind, kann es schwer sein, die RPA Software dazu zu bringen, die Felder richtig abzulesen und das Richtige zu tun. Manchmal hilft es Dinge einfach auszuprobieren und seine Erfahrungen zu sammeln, manchmal vielleicht ein paar kleine Codezeilen. Aber sobald man diese Probleme einige Male gesehen hat, fällt es das nächste Mal leichter, die Lösung zu identifizieren.

In einer idealen Welt, sollte RPA-Software dazu in der Lage sein, mit jeder Situation zurecht zu kommen, die man ihr zuwirft – und das einfach und effizient. Momentan ist die RPA-Softwarewelt noch nicht so weit. Es benötigt immer noch ein bisschen mehr Aufwand als man denkt und es können einen unangenehme Überraschungen erwarten. Deshalb beginnen die meisten Unternehmen ihre RPA Reise mit der Unterstützung von spezialisierten Beratern – es vereinfacht den Weg und verkürzt die zeitlichen Rahmen. Es gibt immer noch ein paar Dinge, die intern gemanagt werden müssen – Change Management und die IT Infrastruktur sind die zwei Wichtigsten. Diese sollten Sie nicht ignorieren und auch nicht versuchen, alles durch die Berater machen zu lassen.

Die Vorteile von RPA sind da, um genutzt zu werden. Denken Sie nur nicht, dass es eine glatte Reise werden wird. Managen Sie diese Erwartungen und scheuen Sie sich nicht davor, nach Hilfe zu fragen, wenn Sie sie benötigen.

 

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