Betrifft RPA physische Roboter oder digitale Prozesse?

Wenn von Automatisierung die Rede ist, dann denken die meisten vermutlich an physische Maschinen und Roboter, die in der Industrie eingesetzt werden. Zurecht hat sich dieses als vorteilhaft erwiesene Mittel in der Supply Chain durchgesetzt. Was ist aber mit digitalen Prozessen, die eine klassische Maschine nicht bearbeiten kann? Damit sind Vorgänge gemeint, die einen Mitarbeiter am PC erfordern und in denen Daten mit verschiedensten Applikationen verarbeitet werden.

Roboterhände, die an der Tastatur rumtippen, wären zwar theoretisch möglich aber höchst unpraktisch und platzverschwendend. In den letzten Jahren haben sich allerdings Softwarelösungen im Rahmen von RPA (Robotic Process Automation) etabliert. Das sind virtuelle Roboter, die anhand gegebener Dateninputs transaktionale Vorgänge durchführen, ohne dass ein menschlicher User eingreifen muss. Immer mehr Unternehmen setzen auf das RPA-Pferd, welches die digitale Transformation in Unternehmen vorantreibt.

Befreien Sie sich von manueller Arbeit und nutzen Sie RPA

Doch welchen Nutzen hat RPA eigentlich? Es ist nicht so, als wäre RPA die alleinige Lösung aller Probleme, aber die Automatisierungstechnologie kann sich durchaus mit einigen attraktiven Vorzügen blicken lassen. Der virtuelle Roboter kann den erforderlichen Aufwand, den ein Vollzeitmitarbeiter am PC aufbringt, reduzieren und somit zu Kosteneinsparungen führen. Besonders langatmige, repetitive Aufgaben können dadurch schnell und einfach vom Roboter beschleunigt werden. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit verbessern sich, während das Bearbeitungsvolumen sich gleichzeitig erhöhen kann. Diese Produktivitätssteigerungen ermöglichen der Organisation, schneller zu handeln als zuvor.

Aber RPA birgt auch andere Potenziale. Roboter führen ihre Aufgaben fehlerfrei aus, vorausgesetzt sie wurden korrekt und den Bedürfnissen der Organisation entsprechend parametrisiert und konfiguriert. Die Fehleranfälligkeit minimiert sich und eine Fehlerrate von etwa 0% kann zu signifikanten Qualitätssteigerungen führen. Dies ist nicht nur ein interner Effekt, sondern kann sich auch auf der Kundenseite bemerkbar machen. Ein Kundenzentrum, welches beispielsweise Kundenanfragen automatisiert und somit schneller bearbeiten kann, wird positiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben.

Die erhöhte Flexibilität durch RPA ist nicht nur ein einmaliger Effekt, sondern wirkt sich langfristig auf die Organisation und ihre Strukturen aus. Im Optimalfall wird die Roboter-Infrastruktur durch mehrere Businesseinheiten skaliert, wodurch sich die Performance der gesamten Unternehmung verbessert.

RPA ist keine Raketenwissenschaft!

Der Roboter verarbeitet Informationen spürbar schnell und liefert so glatte Ergebnisse. Tatsächlich ist RPA keine hohe Mathematik und kann innerhalb weniger Wochen implementiert werden. Dennoch sollte man im Hinterkopf behalten, dass es gewisse Kriterien zur Bestimmung der Komplexität eines Prozesses gibt. Die Komplexität kann die Machbarkeit einer Roboterimplementierung bestimmen, die möglicherweise von einer einfach zu implementierenden Automatisierung bis hin zu einer schlimmstenfalls nicht empfehlenswerten Implementierung reicht.

Dem Roboter können vorgegeben werden, wie viele Bildschirme am Prozess beteiligt und welche Arten von Appilkationen involviert sind (Java-Anwendungen, SAP, webbasierte Anwendungen, MS Office, etc.). Hinzu besitzt der Prozess sicherlich einige (teils unangenehme) Abweichungen oder Ausnahmeregelungen, wo das gewünschte Resultat nicht immer eintrifft. Beispielsweise kann eine Anwendung nicht erreichbar sein, weil die Server gewartet werden oder es fehlt eine entscheidende Information, die zum Fortsetzen des Prozesses erforderlich sind. All dies wird jedoch beim Programmieren des Roboters vorgegeben, sodass auch Ausnahmesituationen ohne manuellen Eingriff gehandhabt werden.

Weitere Faktoren, die die Komplexität einer Verarbeitung bestimmen, sind u.a. die Lesbarkeit und Struktur der Dateninputs. Beispielsweise wird der Freitext im E-Mail-Verkehr als unstrukturiert und somit komplexer betrachtet als eine simple Rechnung im PDF-Format. Ist eine gewisse Struktur vorhanden, sind die auszulesenden Daten für den Roboter leichter ermittelbar. In Fällen, wo ein eindeutiger Text vom Roboter nicht identifizierbar ist, wird auf bildgestützte Automatisierung zurückgegriffen, die zur Komplexität beitragen.

Diese und viele weitere Faktoren sind zwar zu berücksichtigen, bei der Implementierung ist dies jedoch weniger aufwendig als gedacht. In der Tat sind RPA-Entwicklungen keine Raketenwissenschaft, in der man sich in wikipediaartige Fachbücher einlesen muss. Trotz der Einstiegsfreundlichkeit sollte man auf der anderen Seite den Aufwand und die Potenziale selbstverständlich nicht unterschätzen.

RPA zusammengefasst

Roboter sind sehr effizient in der schnellen und akkuraten Durchführung transaktionaler Vorgänge. Sie können 24/7 arbeiten und können immense Backlogs auf ein Minimum reduzieren. Das Beste: Die Implementierung ist nur eine Frage von einigen Wochen, abhängig von der zugrundeliegenden Logik und Komplexität des Prozesses. RPA führt aber unzweifelhaft zur Verbesserung des ROI.

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