El panorama RPA después del Covid-19

El mes pasado escribimos sobre si la crisis de Covid-19 y observamos cómo RPA ganaba protagonismo a marchas forzadas. La mayoría de las empresas tiene la cadena de suministros automatizada, pero todavía tiene su punto débil en el momento que hay personas implicadas que tiene que hacer tareas manuales y repetitivas (teclear datos, tomar decisiones simples, comprobar registros, responder a consultas, etc.). ¿Nuestra recomendación? Implementar la automatización para fortalecer la cadena de suministros.

Muchas empresas están iniciando el camino de la automatización. Esto supone un reto, ya que, aunque la pandemia está perdiendo fuerza y estamos en fase de desescalada y aplanamiento de la curva de contagios, todavía se ha de hacer el trabajo en remoto. Concretamente, identificar los procesos, mapearlos e implementar el software RPA es la parte más compleja de todo. A veces esta parte se ha hecho muy rápido o no se han tenido en cuenta todos los componentes de un proceso, esto haría que la solución automática fuera menos consistente. Incluso se pueden no haber tenido en cuenta todas las posibles excepciones o ni siquiera la documentación del proceso estaba escrita correctamente. La verdad es que el factor tiempo ha marcado el tempo en las automatizaciones durante este período a marchas forzadas.

Actualmente, en este tiempo de crisis una cosa está clara: La automatización puede marca un antes y un después. De hecho, puede suponer que una empresa sobreviva o desaparezca. Las preguntas que nos hacemos son: Cuando todo esto haya acabado, ¿la etapa más perjudicial ya habrá pasado? ¿Cómo podemos reforzar nuestras implementaciones en tiempo de crisis? ¿Cómo nos podemos preparar para otra posible ola de bloqueo?

Cualquier organización que haya llevado a cabo algunas implementaciones de RPA «de emergencia» necesita revisar el trabajo que han hecho de manera crítica y con exactitud para identificar todos los defectos que existen. No se trata de buscar culpables, sino de identificar todos los puntos débiles que existen. Esta revisión es parecida a una Auditoría RPA. Roboyo podría encargarse de esto en el momento que nos encontremos con un nuevo cliente que ya tiene otros robots y automatizaciones ya implementadas. El objetivo de esta revisión es asegurar que todo hasta este punto está correcto y tenemos garantías de seguir adelante con RPA.

Te dejamos una lista de 5 puntos esenciales para revisar estas implementaciones en tiempo de post-crisis:

  • Revisar la seguridad de los procesos automatizados debería ser la máxima prioridad. ¿Son válidos todos los permisos? ¿Los puntos de integración del proceso son sólidos y seguros? ¿Hay contraseñas expuestas en el proceso?
  • Una vez que los problemas de seguridad estén revisados y subsanados, es el momento de aunar nuestro esfuerzo y hacer nuestros procesos más robustos. Deberíamos revisar si alguna cosa nos ha podido pasar por alto. Un elemento recurrente son las excepciones: hemos de examinar aquellos momentos poco frecuentes, pero de máxima importancia para la automatización, donde el proceso se desvía del circuito habitual. En caso de no haber considerado alguna excepción, el mejor escenario es que el robot simplemente deje de funcionar. Por el contrario, en el peor de los casos, podría perjudicar nuestros datos. Dicho esto, es evidente que capturar estas excepciones es uno de los objetivos más importantes de subsanar para garantizar que no hay agujeros de seguridad.
  • Puede que se hayan tomado atajos con la implementación técnica del software. Por ejemplo, podría haberse instalado en servidores con poca potencia, o en máquinas con un ancho de banda de red inadecuado. Rectificar todo esto puede llevar tiempo y, en algunos casos, puede significar empezar de cero, pero sin duda, vale la pena hacerlo, sobretodo si pensamos en el largo plazo.
  • Ahora que los robots están funcionando correctamente sin problemas técnicos o de proceso, es el momento de hacerlos funcionar de forma eficiente. Eso significa hacer el mejor uso de cada licencia que tenemos. Por lo general, una programación optimizada hace que los robots trabajen más rápido. Seguramente esta optimización mejorará la capacidad de los robots, liberando licencias que antes estaban ocupadas.

Una vez la crisis haya terminado, o nos dé un respiro, ¿qué podemos hacer para prepararnos para la siguiente crisis u oleada?

El primer ejercicio sería hacer una retrospección y fijarnos en las oportunidades que no hemos aprovechado. Intentamos fijarnos tanto en grandes oportunidades, como en aquellas oportunidades más pequeñas. Una vez hayamos identificado todas estas mejoras y oportunidades podremos incorporarlo a las automatizaciones ya existentes y conseguiríamos reducir el trabajo manual.

Después de este primer ejercicio, todavía habrá algunas oportunidades de automatización que se nos han escapado. Una buena práctica sería crear una lista de oportunidades para tenerlas identificadas.

Uno de los mayores retos de esta crisis es combatir el confinamiento desde el punto de vista empresarial. Este confinamiento es algo paradójico, porque hace que la automatización sea indispensable, pero al mismo tiempo hace que sea mucho más complejo seguir adelante, sobre todo el mapeo de procesos ya que normalmente se hace con el soporte de la persona que normalmente realiza los procesos. Tenemos que esforzarnos en organizar cómo podríamos hacer esas implementaciones en remoto. Este es el mejor consejo y la mejor forma de prevenirnos ante otra posible crisis. Por ejemplo: descargar algún programa que grabe la pantalla del ordenador, activar los micrófonos, disponer de softwares para hacer conferencias desde el ordenador. En definitiva, podemos mapear tantos procesos como sea posible mientras el distanciamiento social esté presente.

Recomendamos tener en cuenta la orquestración y administración de robots para sacar el máximo partido en el campo de RPA. Fijémonos en cómo los robots interactúan con las personas y cómo optimizan la eficiencia de los procesos al programar los recursos sobre la base de niveles de conocimientos y disponibilidad.

Mientras escribimos este post, muchos de nosotros todavía estamos confinados en nuestras casas y cuando pensamos en lo que está por venir, el escenario post-crisis, somos optimistas. No obstante, es de vital importancia que pensemos en todas las automatizaciones que hemos llevado a cabo de forma apresurada por no tener la estructura correcta desde un principio. Hemos de asegurarnos de tener una organización empresarial preparada hasta que la vacuna esté disponible, ya que no estaremos seguro hasta este momento.

Más allá de mantener los negocios en funcionamiento, esperamos que, vosotros, nuestros lectores y vuestras familias estéis seguros en estos tiempos tan complicados.

Tags: intelligent automation, RPA