Todo lo que necesitas hacer para implantar un Centro de Excelencia (CdE) (2/2)

En una de nuestras publicaciones en el blog, hablamos de la necesidad de tener un “Centro de Excelencia (CdE)” y de los conocimientos que esto conlleva. Una vez la empresa decide implantar su propio CdE, es importante conocer los pasos necesarios para hacer una integración correcta, disponer de los recursos necesarios y conocer todo el marco administrativo.

La pregunta es: ¿cómo se implementa un CdE con garantías de éxito? Hemos dividido el post en 2 partes, donde explicamos consejos sobre la perspectiva del negocio y otros aspectos técnicos y organizativos.

La primera parte empieza con los objetivos y beneficios y las implicaciones del CdE en la estructura organizativa y la mejora de las relaciones entre los equipos (“Team Building”). A continuación, veremos los siguientes pasos para implementar un CdE con garantías de éxito.

Definir la metodología correcta

La metodología a seguir es la clave para conseguir una correcta implementación del CdE. Esta metodología ha de definir como seleccionar, automatizar e integrar la automatización de procesos.

En general, la mejor manera para empezar es mediante un análisis de potencial para definir la hoja de ruta RPA. Los primeros procesos son muy importantes para difundir la credibilidad y cultura RPA en la organización. Para que esto ocurra es esencial que los procesos con el mayor ROI sean los primeros a ser implementados. Esto permitirá a la empresa crear un caso de negocio sólido y seguir automatizando procesos. Si eres nuevo en RPA, te recomendamos leer nuestro post sobre el análisis de potencial. También te recomendamos Procify, una herramienta desarrollado in-house, para el asesoramiento de procesos, que te ayudará a iniciar el viaje RPA mientras seleccionas los procesos.

Es importante que los procesos estén suficientemente detallados y cuenten con la aprobación del equipo de desarrollo RPA.

Equipo de infraestructura IT

Developers working

La configuración del CdE no solo implica a los desarrolladores RPA, sino también al equipo de infraestructura de IT, los equipos de soporte, y los arquitectos empresariales. Los servidores y las redes deben configurarse en las mismas instalaciones de la empresa, o utilizando la nube, siempre bajo el cumplimiento de las normas de seguridad y disponibilidad adecuadas.

Los arquitectos empresariales están al cargo de crear el marco empresarial, las aplicaciones y la tecnología que se utilizará para este proyecto.

Finalmente, el equipo de soporte es el responsable de mantener los procesos en el entorno de producción, y han ser capaces de arreglar cualquier error o incidente que pueda suceder.

La gestión de la infraestructura informática es uno de los puntos fundamentales del CdE y su mala gestión puede conllevar al fracaso de todo el proyecto. Así que aseguraos de involucrar el equipo de infraestructura informática desde el principio.

La importancia de desarrollar un caso de negocio significativo

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Ya hemos recalcado la importancia de ejecutar un análisis de potencial y establecer una hoja de ruta RPA. Los procesos que proporcionan un mayor retorno de la inversión han de ser los primeros que estén en la lista de procesos a automatizar. El objetivo es poder crear un caso de estudio sólido, con importantes mejoras, compartirlo con la Junta Ejecutiva y obtener la aprobación para seguir automatizando más procesos.

En caso de tener problemas en identificar los procesos mejores procesos para automatizar, nuestro equipo de consultoría está a vuestra entera disposición. Además, disponemos de una herramienta propia, Procify, un asesor virtual que te permitirá crear una ruta RPA estableciendo un orden de prioridad en tus procesos.

Planificar una solución escalable

climbing stairs

Una vez el CdE está implementado, el primer paso del viaje RPA ya está dado. Es importante que cuando configures un Centro de Excelencia, pienses en una estrategia a largo plazo.

Asegurar la escalabilidad a lo largo de las diferentes unidades de negocio es lo más importante para la empresa. Para asegurar el éxito de RPA, elegir un patrocinador es una muy buena opción. Este patrocinador debería tener una posición de alto rango en la organización para asegurar que RPA se implementa a lo largo de todas las unidades de negocio de la empresa y en diferentes departamentos. Además, la comunicación es clave y se ha de potenciar todos los canales de comunicación.

Para asegurar la escalabilidad necesitaremos un equipo de soporte informático, para prevenir las dificultades y complicaciones que puedan aparecer durante la implementación. Por ejemplo, durante el cambio entre entornos de desarrollo, test y sistema de producción.

Es fundamental crear un entorno de pruebas para probar la automatización, ya que cuando un robot va a entrar a producción, si alguna cosa falla, puede tener consecuencias muy negativas para la empresa.

Una infraestructura segura y escalable, permite tener las condiciones óptimas para ejecutar las pruebas y hacer transiciones entre el sistema de pruebas y el de producción.

Lo más importante es la gestión del cambio

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RPA va  a marcar un punto de inflexión en cómo los empleados realizan las tareas en el futuro. Es esencial que se explique la estrategia a los empleados para que sean conscientes de los beneficios de adquirir robots. El robot realiza las tareas repetitivas y manuales, mientras que el empleado se concentra en aquellas tareas de mayor valor.

RPA no es una tecnología invasiva, de tal manera que aquellos procesos que requieran de intervención humana no quedarían afectados.

Sin embargo, explicar la estrategia no es suficiente. Se necesita “operacionalizar” la estrategia RPA con una metodología que remarque de gestión del cambio. Ten en cuenta que en el viaje de RPA, vas a encontrar factores que potenciarán el desarrollo de RPA y obstáculos que reletizarán la automatización. Al implantar el CdE en tu organización podrás controlar todos estos cambios, pero necesitarás mucha dedicación y esfuezo.

Recuerda leer el primer artículo de esta serie de blog post sobre cómo implantar un CdE con garantías de éxito.

Tags: CdE, Centro de Excelencia