Warum Sie eine Potenzialanalyse benötigen (2/2)

Im ersten Teil dieses Blog-Posts haben wir uns die ersten beiden Phasen einer Potenzialanalyse angesehen und wie man sie durchführt. Falls du es verpasst hast, kannst du es hier nachholen:

Nun werden wir uns die Phasen drei bis fünf genauer ansehen, die die Analyse vervollständigen.

Phase 3 – Prüfen der Komplexität und Machbarkeit

Um weiter zu erforschen, musst du tiefer in die Prozesse eintauchen, um ein vollständiges Verständnis zu haben. In dieser Phase ist es zwingend erforderlich, eine Validierungsphase einzurichten, um die Übereinstimmung der in den früheren Phasen erzielten Ergebnisse zu gewährleisten. Ziel der Validierung ist es vor allem, ungeeignete Prozesskandidaten aus der Liste zu entfernen und sich auf die vielversprechendsten Prozesse zu konzentrieren.

Die Prozesse, die nicht standardisiert sind und daher keine klaren Regeln haben, die Umfang, Qualität und Methoden definieren, werden für RPA nicht berücksichtigt.

Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Prozesse wählen, ist die Rolle eines Business Analysten erforderlich. Die Hauptaufgabe besteht darin, die für die Prozesse gesammelten Daten zu vergleichen und sicherzustellen, dass diese mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Infolgedessen werden Sie einige der Prozesse von Ihrer Ausgangsliste ausschließen.

Schritt für Schritt kommen Sie Ihrem Hauptziel näher, nämlich eine Shortlist von «Quick Win Prozessen» für RPA zu erstellen.

Da es wichtig ist, vor dem Wachstum zu konsolidieren, ist es für Unternehmen, die die RPA-Reise starten, wichtig, dass sie die einfachsten Prozesse automatisieren, sie dann schrittweise skalieren und die Komplexität erhöhen.

Phase 4 – Erkundung von Prozessdetails und Erstellung individueller Business Cases

Nun ist es an der Zeit, den ersten zu automatisierenden Prozess auszuwählen. Der erste RPA-Prozess ist äußerst wichtig. Eine gute Vorgehensweise ist die Erstellung eines Business Case. Sie müssen also wirklich Ihren tatsächlichen Prozess studieren und einige Daten über die Ausführungshäufigkeit, die Verarbeitungszeit (die Zeit, die Ihre Kollegen für die Ausführung und Nachbearbeitung aufwenden) zusammentragen.

Ziel dieser Übung ist es, Einblicke in den Prozess zu gewinnen und seine Komplexität richtig zu verstehen. In dieser Phase kann auch ein Prozessdefinitionsdokument (PDD) erstellt werden, das für die spätere Implementierung der Automatisierung notwendig ist. Dies ist für den RPA-Entwickler äußerst wichtig, da es das zugrunde liegende Anforderungsdokument für die Automatisierung des Prozesses sein wird.

Phase 5 – Priorisieren & Planen

In der fünften und letzten Phase der Potenzialanalyse müssen wir die RPA-Prozessleitung erstellen. Dies bedeutet im Wesentlichen, zu organisieren, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollen und wo die Entwicklungsressourcen verteilt werden sollen. Dies erfordert die Priorisierung der zuvor gewonnenen Erkenntnisse.

Der Business Analyst definiert Priorisierungskriterien für jede Abteilung des Unternehmens. Es ist wichtig, dass die verwendeten Kriterien standardisiert sind und für alle Prozesse in den verschiedenen Abteilungen gelten.

Die Kriterien werden nun auf die Prozessauswahl angewendet – Hurra! Die Automatisierungsprozess-Pipeline ist nun Realität.

In einem letzten Schritt können Sie Ihre Prozesse in eine Entwicklungspipeline überführen und diese mit Ihren Entwicklungsressourcen automatisieren.

Fazit

Wir haben die Bedeutung der Rolle des Business Analysten hervorgehoben. Die Person, die diese Rolle übernimmt, muss eine klare Vision und die richtigen Kriterien zur Hand haben, um die Auswahl der besten Prozesse zu überwachen, um Ihre RPA-Reise zu beginnen und sie in eine Erfolgsgeschichte zu verwandeln.

Falls Sie das Gefühl haben, dass Sie zusätzliche Hilfe bei der Auswahl der richtigen Prozesse für Ihr Unternehmen benötigen, können Sie sich an unser Beratungsteam wenden, das Ihnen gerne helfen wird, Ihre RPA-Reise zu initiieren und Ihnen unsere kundenspezifischen Dienstleistungen wie Procify vorzustellen, die mit dem Ziel entwickelt wurden, eine erstklassige RPA-Prozessbewertung durchzuführen.

 

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