Das Zusammenspiel von RPA und IT

Um den rechtzeitigen Erfolg eines RPA Projekts sicherzustellen, müssen sie die IT frühzeitig einzubinden. Dies wird Ihnen jeder, der bereits eine Reihe von RPA-Implementierungen durchlaufen hat, zweifellos bestätigen. RPA ist jedoch «nur»Software, also ist es sicherlich die Hauptverantwortung der IT, da sie doch für die Implementierung verantwortlich ist. Oder?

Der Grund, warum die erfahrenen RPA-Berater und Projektmanager das sagen, ist, dass es bei RPA nicht nur um die Software geht. Es geht eigentlich hauptsächlich um die Prozesse. Der größte Teil des Aufwandes bei der Implementierung von RPA entfällt auf die «Business»-Seite, d.h. die Funktion oder Abteilung, die am stärksten von der Technologie betroffen sein wird. Hier müssen zunächst die am besten geeigneten Kandidatenprozesse identifiziert, dann auf Tastenanschlag-Ebene abgebildet und in der RPA-Software konfiguriert (repliziert) werden. All diese Arbeiten erfordern ein unternehmerisch-analytisches Denken (mit einer tiefen Kenntnis der einzelnen Prozesse) statt eines entwicklertypischen Denkens.

Die Rolle der IT in einem RPA-Projekt besteht im Wesentlichen darin, ein Zuhause für die Software zu finden (z.B. einen virtuellen Server) und den Robotern Zugriffsrechte auf die entsprechenden Unternehmenssysteme zu gewähren. Genau hier fängt es an, kompliziert zu werden.

Die erste dieser IT-Aktivitäten ist einfach zu erledigen, muss aber den üblichen infosec-Anforderungen entsprechen, die jedes gute Unternehmen haben wird. Das kann Zeit in Anspruch nehmen, daher ist es notwendig, die IT frühzeitig einzubinden. Wenn die IT-Abteilung ihr Infrastrukturmanagement ausgelagert hat, kann es noch länger dauern (weil die Software wahrscheinlich noch nicht auf der Freigabeliste steht).

Die zweite IT-Aktivität hingegen kann zu großer Bestürzung führen. Stellen Sie sich die Situation vor: «Sie wollen Robotern Benutzernamen und Passwörter geben? Sind Sie verrückt?!» Aber, wenn man darüber nachdenkt, sind die Roboter an sich viel sicherer als eine echte Person: Der Software-Agent wird definitiv nicht in der Lage sein, mit einem USB-Stick voller Kundendaten das Bürogebäude heimlich zu verlassen. Zeigt sich die IT-Abteilung damit zufrieden, gibt es mechanische Probleme, die es zu überwinden gilt. Zum Beispiel müssen in manchen Fällen Dummy-Mitarbeiter eingerichtet werden, weil die Provisionierungssysteme nicht in der Lage sind, Benutzernamen ohne zugeordnete Personennamen zu vergeben (und in einigen Fällen haben wir sogar den Nachweis einer Sozialversicherungsnummer erlebt!). Auch hier gibt es einige kulturelle Einflüsse. Es ist normalerweise der Fall, dass der Ansporn für RPA von der Geschäftsseite kommt. Wie bereits erwähnt, sind die IT-Aspekte von RPA relativ einfach, und wenn die RPA-Arbeit die Notwendigkeit eines Upgrades für große Unternehmenssysteme, wie es manchmal der Fall ist, verschieben oder negieren wird, dann kann die IT sicherlich ein wenig enttäuscht sein, wenn sie ein saftiges Integrationsprojekt verpasst.

Jedoch ist in den letzten Monaten deutlich geworden, dass die IT mit dem Konzept und dem Potenzial von RPA warm wird. Vieles davon wird wohl nur auf die derzeitige Allgegenwart von RPA zurückzuführen sein die meisten großen Unternehmen schauen sich RPA an und probieren es aus, und viele machen es sogar zu einer Kernkompetenz in der Art und Weise, wie sie ihre Geschäftstätigkeiten betreiben. Es gibt jetzt IT-Manager und CIOs, die mindestens eine Implementierung in einem Unternehmen durchgeführt haben und die in neue Unternehmen gewechselt sind, um dort das Gleiche zu tun – sie werden bei den wahrgenommenen Herausforderungen an die IT ungestört sein.

Außerdem wird die Botschaft der frühzeitigen Einbeziehung der IT tatsächlich beachtet, so dass es mehr positive Erfahrungen gibt. Die Anbieter haben zudem hart daran gearbeitet, es so einfach wie möglich zu machen, durch diese infosec-Gates zu kommen, indem sie die notwendigen Informationen als eine Selbstverständlichkeit zur Verfügung stellen, anstatt sie als eine spezielle Anfrage zu behandeln.

Die wahrscheinlich größte Veränderung ist jedoch der hohe Stellenwert, den RPA in der IT-Gemeinschaft und in der Wirtschaft im Allgemeinen erlangt hat.

RPA ist nicht mehr die «Pflasterlösung», die aus «Makros auf Steroiden» und «Screen Scraping» besteht. Es wird zu Recht als ein unternehmensweites System betrachtet, das temporäre und dauerhafte Lösungen für schwierige Prozess- und Integrationsprobleme bietet und damit einen erheblichen Mehrwert bietet. Diese Art von Referenzen bedeutet, dass Erfahrung in RPA als wertvoll und sinnvoll angesehen wird, auf selber Stufe mit etablierteren Technologien und, wagen wir zu sagen, übertrifft mittlerweile die unmodernen ERP-Kenntnisse. Kein Wunder, dass die IT-Abteilung RPA heute als wichtigen und relevanten Teil ihres Kompetenzportfolios betrachtet. Wir bei Roboyo prognostizieren, dass es nicht mehr lange dauern wird, bis RPA-Kenntnisse als ein Muss für jeden ambitionierten IT-Profi gelten.

 

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