RPA: erste Schritte für langfristigen Erfolg

Der erste Schritt in einem Projekt ist immer der wichtigste. Je nachdem, wie dieser Schritt vollzogen wird, steigt die Wahrscheinlichkeit positiv ausfallender Ergebnisse, während  negative Ergebnisse unwahrscheinlicher werden. Es ergeben sich neue Optionen, während andere sich verschliessen werden. Der Erfolg des Projekts wird nie kontrollierbarer sein, als am ersten Tag Ihres Projekts.

Wenn Sie also mit Ihrer RPA-Reise beginnen, haben die ersten Entscheidungen, die Sie treffen, einen großen Einfluss darauf, wie erfolgreich Ihr Projekt schließlich sein wird. Dieser Artikel untersucht, welche Entscheidungen am ersten Tag erforderlich sind und was die wichtigsten Dinge sind, die Sie beachten sollten, wenn Sie den ersten wichtigen Schritt wagen.

Die allererste Frage, die Sie sich stellen müssen, und entsprechenden Konsens darüber erzielen müssen, ist, was Sie zu erreichen versuchen. Das mag offensichtlich klingen, aber es ist erstaunlich, wie viele Unternehmen blind in ein Automatisierungsprogramm einsteigen, weil sie “etwas RPA machen wollen”. Wenn Sie diese transformative Technologie testen möchten, ist dies zwar lohnenswert, aber wenn Sie wirklich signifikante und nachhaltige Vorteile erzielen möchten, muss Ihre Automatisierungsstrategie vollständig mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Tun Sie nichts anderes, bis Sie dafür ein Konzept gefunden haben.

Als Erweiterung zu dieser Ausgangsfrage werden Sie gut daran tun, Ihre Automatisierungsbestrebungen zu verstehen und zu vereinbaren. Wie weit wollen Sie gehen? Wollen Sie RPA einfach nur in einigen wenigen Prozessen rund um das Unternehmen implementieren und Effizienzgewinne erzielen? Oder sehen Sie Automatisierung als einen grundlegenden Teil Ihrer zukünftigen Geschäftsabläufe? Oder ist es irgendwo zwischen diesen beiden Extremen? Dies sind wichtige Fragen, denn sie bestimmen, welche Art von Organisation Sie aufbauen müssen, um Ihre Automatisierungsbemühungen zu unterstützen.

Wie werden Sie die erste Phase Ihrer RPA-Reise angehen? Planen Sie alles zu Beginn oder legen Sie einfach los, nehmen dabei neue Erkenntnisse mit auf und bringen diese in die weitere Entwicklung mit ein?

Die richtige Antwort liegt in der Regel irgendwo zwischen diesen beiden, aber die meisten Unternehmen werden einen Ansatz wählen, der auf das eine oder andere gewichtet ist.

Ein Planansatz stellt sicher, dass Sie Ihr Umfeld, die Chancen, den Nutzen und die Risiken so gut wie möglich verstehen, bevor Sie sich zur Automatisierung verpflichten. Der Nachteil ist, dass all dies Zeit und Mühe kostet. Viele Ihrer Stakeholder möchten jedoch, dass etwas Greifbares schnell geschieht anstatt der Erstellung eines großen Berichts oder einer Präsentation. Deshalb gehen viele Organisationen direkt mit einem Do-Ansatz an den Start und führen einen Proof-of-Concept durch, indem sie ein oder zwei Prozesse automatisieren, um die Software zu testen und Stakeholder-Buy-In zu erhalten.

Eine Nuance der anfänglichen Automatisierung, die manchmal übersehen wird, ist, ob Sie einen Proof-of-Concept oder einen Piloten machen sollten. Auch wenn es vielleicht pedantisch erscheinen mag, sind dies zwei völlig verschiedene Ansätze und können einen großen Einfluss auf den frühen Erfolg des Programms haben.

Ein Proof-of-Concept automatisiert nur den Basisprozess (den’ happy path’, wie er genannt wird) und ignoriert Ausnahmen. Es wird nicht auf Produktionsdaten ausgeführt und anschließend verworfen, sobald das Konzept bewiesen ist (oder nicht). Das macht es schnell einsatzbereit und relativ günstig, aber am Ende wird es keinen greifbaren Nutzen geben (außer dem Buy-In der Stakeholder). Ein Pilotprozess hingegen automatisiert einen kompletten Prozess inklusive aller Ausnahmen und kann auf Produktionssystemen mit Produktionsdaten betrieben werden. Wenn der Pilot erfolgreich ist, wird er weiterhin in einer Live-Umgebung eingesetzt. Dies wird natürlich länger dauern, und die Kosten werden vorerst proportional höher sein, aber es wird (wahrscheinlich) am Ende Einsparungen geben, die möglicherweise zur Finanzierung späterer Projektphasen verwendet werden können. Die endgültige Entscheidung wird auf eine Reihe von Dingen zurückzuführen sein, die speziell auf die Kultur und die Bedürfnisse Ihrer eigenen Organisation zugeschnitten sind.

Die letzte Frage, die am ersten Tag gestellt werden muss, ist, welches Ökosystem Sie aufbauen müssen. Ein Automatisierungs-Ökosystem wird aus allen verschiedenen Technologien, Ressourcen und Partnern bestehen, die zur Unterstützung der Automatisierungsreise benötigt werden. Es wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und wachsen und hängt stark von Ihren Automatisierungsbestrebungen ab. Es ist wichtig, dies so früh wie möglich in Betracht zu ziehen.

Welche Fähigkeiten haben Sie bereits im eigenen Haus? Wo liegen die Stärken Ihrer etablierten Servicepartner? Welche zusätzlichen Fähigkeiten sollten eingebracht werden, sei es durch Rekrutierung oder durch Dritte?

Die Hauptelemente sind die Softwareanbieter (RPA und zugehörige Technologien wie AI), die Automatisierungs-Implementierungsdienstleister (Prozess-Designer und Software-Konfiguratoren wie Roboyo), Automatisierungsstrategieberater, Change Management und schließlich Support. Einige Dritte können eine Reihe dieser Aktivitäten durchführen, aber Sie können sich auch dafür entscheiden,”best of breed” zu gehen. Einen guten strategischen Berater und Umsetzungspartner zu finden, sind wahrscheinlich Ihre zwei wichtigsten Prioritäten am ersten Tag.

Bevor Sie also einen ersten Anruf bei einem RPA-Softwareanbieter tätigen, gibt es am ersten Tag Ihrer Automatisierungsreise noch viele Dinge zu beachten. Alle oben beschriebenen Fragen sind extrem wichtig, um alle notwendigen Antworten zu erhalten, wenn Sie mit Ihrem Programm nachhaltig erfolgreich sein wollen. Achten Sie darauf, dass Sie sich bewusst die Zeit dafür nehmen, jeden einzelnen Punkt sorgfältig zu betrachten.

 

Tags: Digitalisierung, first steps, Industrie 4.0, Robotic Process Automation, RPA, Start

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