Warum eine Potentialanalyse unentbehrlich ist (1/2)

Egal ob dich dein eigener, erfolgreich laufender Pilot-Prozess überzeugt hat, oder du die Vorteile RPAs von anderen Unternehmen mitbekommen hast; du bist dir sicher, dass du den nächsten Schritt im Thema intelligenter Prozessautomatisierung gehen willst. Perfekt- aber was jetzt?

Die Vorteile aller erfassten Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung zu ermitteln und insbesondere die Fälle herauszufiltern, die dem Delivery-Team zusätzliche Komplexität bringen, ist keine einfache Aufgabe. Mit unserem Ansatz zur Potenzialanalyse bieten wir eine Lösung für diese Herausforderung und schaffen gleichzeitig ein grundlegendes Bewusstsein für die Prozessautomatisierung. Schauen wir uns das einmal genauer an:

Phase 1 – Bewusstsein schaffen

People in a meeting

Egal, ob bereits eine Abteilung ausgewählt wurde, in der die RPA-Reise beginnen soll, oder nicht. Eines ist klar: Je besser Mitarbeiter verstehen, was Prozessautomatiserung ist, umso wahrscheinlicher wird man einen geeigneten Anwendungsfall finden. Die Bewusstseinsphase ist darauf ausgerichtet, die Vorteile und die Komplexitätstreiber der einzelnen Prozessautomatisierungswerkzeuge (RPA, Chatbots, etc.) hervorzuheben und jeden Stakeholder mit dem Schritt-für-Schritt Prozess vertraut zu machen, mit dem man einen Prozess von der Idee bis hin zum Produktionsbetrieb bringt.

Darüber hinaus kann man während der Durchführung von Bewusstseinssitzungen (und/oder Roadshows) häufig von Anfang an erkennen, welche Stakeholder dem Thema skeptisch gegenüber stehen; viel wichtiger aber, welche Stakeholder bereit sind, RPA-Champions zu werden (d.h. frühe Anwender von Veränderungen, die die Wirksamkeit von Prozessautomatiserung in der gesamten Organisation vervielfachen).

Auf diese Weise dient Phase 1 als Validierungsphase, in der Unternehmen entscheiden können, wo sie mit der Analyse beginnen und vor allem, wer zuerst einbezogen werden soll. Das Konzept und die Rolle der Champions sind entscheidend, da mangelnde Begeisterung und Ressourcenverfügbarkeit oft, sobald der Prozess die Lieferphase erreicht, einen negativen Einfluss haben.

Phase 2 – High-Level Scan

Sobald der Anfangspunkt der Analyse definiert ist, sollte man eine „lange Liste“ an Prozessen erstellen, um die Untersuchung zu starten. Im Idealfall nutzt man eine bestehende “Prozess-Taxonomie”. Sollte es diese noch nicht geben, kann man mit Hilfe von Prozessfragebögen Daten auf standardisierte Weise sammeln. Hinweis: Um die über Abteilungen und Prozesse hinweg gesammelten Daten richtig zu vergleichen, ist es äußerst wichtig, einen Standardfragebogen zu verwenden – nimm dir also die Zeit einen solchen zu entwerfen.

Sobald alle Daten gesammelt und validiert sind, beginnt die Eliminierung von Prozessen. Jedes Unternehmen sollte über “K.O. Kriterien” verfügen, um die Arbeit des Business Analysten zu unterstützen. Mögliche K.O. Kriterien sind:

  • Es sollen keine Citrix-Anwendungen automatisiert werden
  • Prozesse, die von einer CRM-Migration betroffen sind, sollen nicht automatisiert werden
  • Prozesse, ohne konkret identifizieren Prozessverantwortlichen, sollen nicht automatisiert werden

Warum ist diese Phase entscheidend? In einer perfekten Welt hätte der Business Analyst die Zeit für jeden vorgeschlagenen Prozess ein Prozesswalkthrough durchzuführen; jedoch haben die meisten Unternehmen mit Ressourcenknappheit zu kämpfen. Das unmittelbare Ziel ist es, die Chancen zu priorisieren, die keine Engpässe bei der Lieferung verursachen, und gleichzeitig diejenigen Prozesse vorübergehend zu eliminieren, die entweder nicht mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmen oder zu komplex für die Entwicklung sind.

Am Ende des High-Level-Scan sollte man eine gekürzte Liste von Prozessen für die weitere Analyse zusammengestellt haben. Die drei nächsten Phasen der Potenzialanalyse reichen von einer Deep-Dive-Analyse bis hin zu einer priorisierten Liste von zu automatisierenden Prozessen. Fortsetzung folgt…

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Teil 2 von “ Warum eine Potentialanalyse unentbehrlich ist“ beschäftigt sich damit, wieso man einen technischen Checkpoint benötigt, wie man einen Business Case entwickelt und wieso es notwendig ist, die Entwicklung zu priorisieren.

 

Tags: consultancy, Potential Analysis, Process Automation, RPA