Iniciando la Automatización Inteligente a Nivel Global

Sobre nuestro cliente

Una compañía global del sector industrial colabora con Roboyo para recibir soporte en su día a día para incorporar automatización inteligente en la compañía. El objetivo de esta implementación es mejorar la eficiencia de las operaciones de la empresa tanto en procesos de back office, como los de cara al público, así como crear un modelo de automatización sostenible y acercar las nuevas tecnologías a las unidades de negocio.

Para iniciar la automatización inteligente, Roboyo ha revisado más de 1.000 procesos para así identificar potenciales casos de estudio que aceleren la automatización empresarial a un mínimo coste.

Alcance

Global

Industria

Fabricación industrial

Tipo de proceso

Evaluación de Procesos rápida

EL DESAFÍO

Una empresa multinacional, líder en su sector, con casi 150 años de historia. Conocida por sus productos de cocina y baño también posee un amplio abanico de productos desde fabricación de generadores hasta mobiliario.

Como la mayoría de las multinacionales asegurar la eficiencia de las operaciones y mejorar la productividad de trabajos tanto de back office, como los de cara al público son objetivos estratégicos fundamentales para la competitividad del negocio y para conseguir un crecimiento orgánico.

Nuestro cliente se ha visto el valor de incorporar automatización inteligente a la empresa y se ha asociado con nosotros para que le demos apoyo en definir una ruta de automatización de sus operaciones, entre otras actividades:

  1. Difundir el potencial de la automatización dentro de la organización para mejorar la operatividad, el poder capacitivo y la productividad
  2. Identificar un listado de procesos de ámbito global y local que generen un rápido retorno sobre la inversión al ser automatizados
  3. Diseñar y poner en marcha un Centro de Excelencia centralizado y escalable que gestione la demanda de automatizaciones de la empresa de inicio a fin

1. Demostrando el potencial de Automatización

Algo que sabemos es que la gran mayoría de procesos empresariales pueden ser automatizados, pero es importante recalcar que no todos los procesos son óptimos para iniciar el viaje de automatización, bien sea por un bajo retorno de la inversión, porque impacte en el negocio, consuma gran tiempo para automatizar, etc. Seleccionar el proceso equivocado puede generar muchos inconvenientes. Destacamos algunos a continuación:

  • Gastos a fondo perdido: Intentar automatizar un proceso que no está listo para ser automatizado o que sea demasiado complejo puede derivar en un gasto monetario, se extiendan los tiempo previsto y lo peor de todo, que no se pueda aprovechar la automatización implementada.
  • Bajo retorno de la inversión: La falta de entendimiento en el caso de estudio puede resultar en una priorización errónea en automatizar procesos con un bajo retorno de la inversión.
  • Falta de seguridad: Ante la ausencia de un caso de estudio y un resultado palpable de la automatización, se hace complicado justificar la inversión que se necesita para conseguir los frutos esta automatización.

Para alinear estos retos, Roboyo ha iniciado el camino de la automatización inteligente haciendo un asesoramiento rápido sobre más de 1.000 procesos y subprocesos en siete unidades de negocio diferentes. El objetivo de este asesoramiento ha sido identificar los mejores procesos candidatos a ser automatizados, hacer un caso de estudio satisfactorio y estimar la inversión necesaria para iniciar la automatización inteligente.

2. Desarrollando un listado de procesos óptimos para ser automatizados

Con frecuencia, la automatización de procesos está etiquetada como un camino simple para generar productividad y eficiencia y además se instaura el mito que dice que “cualquiera puede automatizar”.

Desde el punto de vista técnico, así es. Pero, la verdad es que aplicar RPA de forma eficiente y desarrollar una solución inteligente estable y escalable requiere una metodología muy organizada, incluyendo: definición de los procesos, diseño, desarrollo, prueba de concepto, subida en producción, etc. El hecho de no cumplir esta metodología hará que no apliquemos RPA de la mejor forma posible o de que fallemos en el intento.

Roboyo ha prestado un soporte continuo al cliente. Ha proporcionado una metodología que ha permitido que procesos complejos se pudiesen desarrollar con agilidad y ha dotado al cliente de conocimientos y habilidades en automatización inteligente gracias al programa de Roboyo: Citizen developer program.

3. Diseño y operacionalización de la automatización

Conseguir el poder capacitivo suficiente como para poder implementar una automatización escalable a lo largo de una organización es una dificultad para la mayoría de las empresas. Se estima que el 74% de empresas habrán iniciado el camino hacia la automatización RPA en 2021, sin embargo, menos del 5% de estas será capaz de extender estas automatizaciones a diferentes unidades del negocio.

En Roboyo hemos ofrecido todo el soporte necesario para que nuestro cliente sea capaz de establecer automatizaciones integrales, centralizadas desde un único punto. El cliente ahora tiene la autoridad sobre la estrategia de automatización del negocio y asegura que las iniciativas de automatización que se ejecutan en las diferentes unidades de negocio están alineadas con la estrategia global de la compañía. Esto hace que nuestro cliente tenga mucha agilidad para pasar de una fase de idea de automatización inicial a un desarrollo y ejecución.

Diseño de operación

Estrategia

La estrategia comprende un único objetivo que se encarga de dirigir y alinear todas las actividades.

Servicio integral y modelo de entregas

El punto central del servicio integral es el sistema de entregas. Cada fase tiene una metodología, una estructura, unas herramientas y un equipo concreto.

Cultura – Servicio– Modelo de Gobierno – Infraestructura

Cada actividad se dirige por un modelo de gobierno, un servicio definido, una gestión determinada, una infraestructura y un know-how basado en la innovación.

IMPACTO DEL PROYECTO

Unidades de negocio en 3 regiones diferentes

Procesos asesorados

Sesiones de Analista de Negocio impartidas

Semanas integras de dedicación al proyecto

ACTIVANDO EL CENTRO DE EXCELENCIA

Para el funcionamiento interno del modelo propuesto hemos recomendado a nuestro cliente formar un equipo de 6 personas con dedicación exclusiva a la automatización. Dotar a la empresa de una infraestructura de automatización es un factor clave para el éxito. De esta manera la empresa podrá ejecutar automatizaciones escalables y los ciclos de desarrollo se ejecutarán con mayor agilidad. Algo imprescindible para consolidar la automatización en una organización es implicar al equipo de IT. Debemos involucrar al nuestro departamento tecnológico para que pueda determinar los requisitos técnicos y pueda dar soporte a nuestras necesidades.

La función de Automatización o Centro de Excelencia también proveerá de un modelo de gobierno y una estructura de organización para las automatizaciones inteligentes, tanto a corto, medio o largo plazo. Además, contemplará los diferentes perfiles y responsabilidades de cada una de las personas que compongan este equipo. En última instancia también recogerá los encargados de RACI de tomar decisiones técnicas tanto de preparación como de entregables.

Una vez que el Centro de Excelencia está establecido y la gestión del modelo de gobierno, el listado de procesos candidatos a ser automatizados y el modelo de entregas está activo ya podemos decir que el CoE plenamente operativo. Ahora es el momento de equipar a las diferentes unidades de negocio con planes de automatización.

Automatización inteligente

Estamos satisfechos de haber ayudado a acelerar el crecimiento de nuestro cliente. El punto de inicio ha sido creare una base de automatización sólida, escalable y con una visión alineada con los objetivos empresariales. El asesoramiento rápido nos ha ayudado a identificar las mejores oportunidades de automatización, aquellas que generarán mayor crecimiento a la compañía y permitirán crear un caso de estudio que hable por sí mismo.

Michael Hawkes, Consultor en Roboyo

RESULTADOS DEL PROYECTO

Unidad de Negocio

Corporate Accounting

Accounts Payable

Corporate Treasury

Customer Services

Supply Chain

Human Resources

Business Finance

Procesos Evaluados

560

152

81

96

20

36

156

Ahorro en Costes

$ 1m

$ 2m

$ 300k

$ 1m

$ 50k

$ 100k

$ 500k

Potencial de Automatización

40-60%

40-50%

20-30%

50-60%

40-50%

40-50%

30-50%

HOJA DE RUTA

A continuación, describimos los pasos necesarios para cualquier programa de automatización:

  1. Crear un listado de procesos óptimos para ser automatizados, resultado de un asesoramiento rápido
  2. Asegurar que el Centro de Excelencia está plenamente operativo, capaz de gestionar las mejores prácticas de la metodología
  3. Gestión continua de ordenar las oportunidades de automatización en el orden correcto, alineado a los objetivos del negocio. Asegurarnos de que disponemos del alcance técnico necesario como para poder realizar automatizaciones que requieran una ejecución regional o global
Hoje de ruta

En el viaje RPA junto con nuestro cliente, la fase de desarrollo RPA es nuestra siguiente meta. Juntos hemos elaborado un asesoramiento rápido fruto del cual nuestro cliente dispone de un listado de procesos óptimos para ser automatizados. También posee los conocimientos necesarios para ejecutar de forma integral automatizaciones en toda la organización.

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