Als eines der 50 größten FMCG-/Konsumgüterunternehmen der Welt führte unser Kunde, ein globales Hygiene- und Gesundheitsunternehmen, eine globale Initiative zur Digitalisierung seiner Geschäftstätigkeit durch. Diese Initiative umfasst eine umfangreiche Liste an Technologien und Teilbereichen, dabei spielt die robotergestützte Prozessautomatisierung eine Schlüsselrolle für die Automatisierung manueller und sich stark wiederholender Prozesse und Aufgaben aus den Geschäftsbereichen.

Alle digitalen Transformationen erfordern eine umfangreiche Unterstützung in der gesamten Organisation, insbesondere in einem so hochkarätigen Unternehmen.  Diese RPA-Initiative wurde zu einem Joint Venture zwischen dem Global Business Services-Team des Kunden und dem zentralen IT-Serviceteam.

Das Global Business Services-Team übernahm die Aufgabe, das Bewusstsein für die Prozessautomatisierung in allen Geschäftsbereichen zu schärfen, die Organisation auf Automatisierungsmöglichkeiten hin zu untersuchen und die Anforderungen der RPA-Implementierung zu definieren.

Das Central IT Service Team war verantwortlich für die Lieferung neuer Automatisierungen in Übereinstimmung mit bewährten Verfahren  der Branche und für die Wartung dieser Automatisierungen in Support und Operations unter Verwendung eines DevOps-Frameworks.

Angesichts der wachsenden Nachfrage nach robotergestützten Prozessautomatisierungsdiensten von Seiten der Geschäftsfunktionen und der zunehmenden Komplexität des RPA-Betriebs resultierend aus der hohen Anzahl von Prozessen in der Produktion (+60) wurde Roboyo als Pure-Play-Partner ausgewählt, um den Kunden bei der angestrebten Automatisierung zu unterstützen. Als solcher unterstützte Roboyo den Kunden dabei:

1. AUSWAHL DES RICHTIGEN MODELLS FÜR DIE Skalierung der LIEFERUNG – “Delivery Pod”

Der modulare Aufbau des Pod bietet die Möglichkeit, die Lieferkraft durch ein weiteres Profil mit klarer Rollen- und Aufgabenteilung zu ergänzen.

Der Delivery Pod ist eine von mehreren von Roboyo angebotenen Delivery Team-Strukturen, die darauf abzielt, das breite Fachwissen und die Fähigkeit zur schnellen Skalierung für eine Beschleunigung bei der Auslieferung von Automationen durch agile Auslieferung bereitzustellen. Anstelle eines Engagements pro Prozess ist der Delivery Pod ein Modell, bei dem eine feste Gruppe  von Experten als engagiertes Team arbeitet, um unseren Kundenstamm auf dem Weg zu einer große Anzahl an Automationen zu unterstützen und die täglichen Aktivitäten des Kunden zu begleiten, die sehr oft über die reine Entwicklung hinausgehen (z.B. Änderungsmanagement mit den Geschäftsfunktionen).

In diesem Beispiel bestand das Hauptziel unseres Kunden darin, eine Gruppe von Blue-Prism-Experten zu integrieren, die bereits mit der Durchführung von Projekten vertraut sind, was zu einer kurzen Anlaufphase führte. Wobei die bereits bestehenden und bewährten Verfahren für die RPA-Entwicklung eingehalten wurden. Das Modell musste auch in der Lage sein sich Veränderungen in der Nachfrage nach RPA in allen Organisationen anzupassen, also die flexibel zu sein und die Anzahl der Ressourcen zu erhöhen oder zu verringern.

Nachdem der Delivery Pod für unseren Kunden ausgewählt Modell geworden war, mussten zwei Aspekte unbedingt aufeinander abgestimmt werden: Größe und Standort

Größenbestimmung des Pods

Die Pods können je nach Anzahl der benötigten Ressourcen unterschiedlich strukturiert werden.  Allgemein gesprochen besteht der Pod in der Regel aus 4 Schlüsselfähigkeiten, die auf verschiedene Ressourcen verteilt oder konzentriert werden können:

Unser Kunde entschied sich dafür, die Zusammenarbeit mit Roboyo mit einem dreiköpfigen Pod zu beginnen, der sich aus einem technischen Projektmanager, der gleichzeitig auch die Rolle des Automation Leads spielt, sowie einem Senior Blue Prism Developer und einem Blue Prism Developer, die beide die Rolle der RPA-Entwickler spielen, zusammensetzt.

Lokalisierung des Pods

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Pods ist die Verfügbarkeit von Onshore- gegenüber Offshore-Ressourcen.  Im Falle unseres Kunden ermöglichte es das gewählte Offshore-Modell, dass der Roboyo-Pod völlig ferngesteuert zusammen mit unserem Kunden funktioniert.  Bei diesem Projekt saßen wir mit beiden Organisationen in vier verschiedenen Ländern zusammen.  Als globale Organisation half Roboyo dem Kunden bei der Steuerung dieser Ferninitiative, indem es ein Modell entwarf, das seinen finanziellen und kommunikativen Ambitionen entsprach.  Das wurde besonders wichtig durch die Covid-19-Krise. Da dies bedeutete, dass das Unternehmen des Kunden auch aus der Ferne arbeiten würde.

Die Covid-19-Krise hat Unternehmen auf der ganzen Welt dazu veranlasst, gemeinsam eine massive Veränderung der typischen Büroumgebungen vorzunehmen.  Das Offshore-Modell hat sich als sehr erfolgreich erwiesen, insbesondere in diesen beispiellosen Zeiten.  Wir empfehlen es Kunden, vorausgesetzt, es besteht eine enge Zusammenarbeit zwischen dem technischen Projektleiter und dem RPA-Leiter des Kunden, die erforderlich ist um die Brücke zwischen den Roboyo-Entwicklern und den Geschäftsfunktionen der Organisation zu schlagen.

Im Falle unseres Kunden trug der Technische Projektleiter folgende Verantwortung:

2. DAS TEAM AUFSTOCKEN UND WEGE DER ZUSAMMENARBEIT LERNEN – “ONBOARDING THE POD”    

Der Vorteil, ein festes Team für ein Projekt zu haben, besteht darin, dass das Team lernt, zusammenzuarbeiten und sich im Umfeld des Kunden auszuzeichnen. Daher ist es wichtig, eine Einarbeitungszeit zu gewährleisten, in der die besten Praktiken diskutiert und im Team ausgetauscht werden.

3. ALS EIN TEAM ZU ARBEITEN, UM SCHNELL ZU LIEFERN – “Running the Pod”

Die Art der IT-Projekte zeigt oft, dass viele Initiativen zur Prozessautomatisierung technischen Hindernissen überwinden müssen, wie z.B. Verzögerungen beim Erreichen des Infrastruktur- und Anwendungszugangs oder zusätzliche Testanforderungen. Mit dem Delivery-Pod-Modell können viele dieser Verzögerungen dadurch aufgefangen werden, dass jedes Mitglied mehrere Workstreams parallel durchführt, um den Ressourcen-Output zu maximieren.

Im Falle dieses Kundenengagements war der Delivery Pod in der Lage, konsistent über mehrere Workstreams hinweg parallel zu arbeiten, um eine effiziente, pünktliche Lieferung von Automatisierungen höchster Qualität zu gewährleisten.  Es war üblich, dass jedes Mitglied des Delivery Pods gleichzeitig 1 Prozess in der Entwicklung, 1 Prozess im erweiterten Benutzerakzeptanztest und 1 Prozess zur Stabilisierung in Hypercare hatte.  Dies spricht für den hohen Grad an Professionalität und Fachwissen, der mit der Arbeit mit einem Roboyo Delivery Pod einhergeht.

Ein weiterer wichtiger Vorteil des Delivery Pod ist die Einbeziehung der Pod-Mitglieder in den Support & Run Operations. Durch den Kontakt der Mitglieder des Delivery Pods Teams und dem operativen Betrieb, werden sie mit den Problemen und Zwischenfällen bei der Aufrechterhaltung des Betriebs und der Stabilität der RPA-Automaten konfrontiert, was sich letztendlich in qualitativ hochwertigeren Lösungsdesigns niederschlägt, die für die Geschäftsfunktionen vorbereitet sind.

In unserem Beispiel rotierte jeder Entwickler des Delivery Pod in wöchentlichen, unterstützten Schichten mit dem Auslieferungsteam des Kunden, um insgesamt mehr als 60 Automationen in RPA Operations live zu unterstützen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Delivery Pod-Modell eine äußerst agile Teamstruktur darstellt, die in der Lage ist, Automatisierungsprojekte in großem Maßstab durchzuführen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass die Geschäftsfunktionen ihre bestmögliche Automatisierungserfahrung machen können.